Desde las órdenes de compra hasta los manuales de capacitación, de las descripciones de puesto hasta las facturas, cada organización se enfrenta con la gestión de documentos. Si acceder o consultar un archivo implica tiempo o cumplir con los requisitos para una certificación ISO, es momento de que implementes un control documental. 

¿Qué es control documental? 

Desde los datos almacenados en formato de registros en una computadora hasta las notas garabateadas durante una junta en un post-it, todo lo que se escribe o almacena es información documentada. 

El control de documentos se refiere a un conjunto de medidas que se toman para organizar documentos, información y datos de una manera estandarizada, consistente y controlada. El objetivo del control de documentos es garantizar que los procesos para crear, revisar, modificar, emitir, distribuir y garantizar la accesibilidad de los documentos estén controlados y estandarizados.

Dado que es una actividad especializada, el control de documentos garantiza que la documentación importante esté disponible dentro de una organización en los momentos críticos en que se requiere. La información documentada debe ser confiable y contener información actualizada, verificada, confiable y aprobada.

ISO y Control Documental

El control documental es un requerimiento específico en el estándar internacional ISO 9001:2015 dentro del sistema de gestión de calidad. El ISO 9001:2015 Es el estándar internacional que especifica los requerimientos de control de documentos en los procesos de gestión de calidad. 

Un sistema de gestión de calidad es un sistema formalizado diseñado para documentar procedimientos, procesos y responsabilidades en una organización para alcanzar los objetivos de calidad y del negocio.  Ayuda a dirigir y coordinar las actividades de la organización para garantizar que se cumplan los requisitos reglamentarios y de los clientes.

La cláusula 7.5 de ISO 9000

La cláusula 7.5 establece las especificaciones para el control de documentos con estos apartados:

7.5.1 General-Las organizaciones deben mantener información documentada que se requiere bajo la norma ISO 9001 y garantizar que su sistema de gestión de calidad es efectivo. La cláusula 7.5.1 especifica los diversos tipos de documentación que se requieren para tu SGC.

7.5.2 Creación y actualización – Los documentos necesitan tener una descripción adecuada en términos del número de referencia, un título, autor y fecha, formato específico que incluye la versión del Software, el idioma y los gráficos y el proceso de revisión y aprobación. 

7.5.3 Control de la información documentada. – La información documentada debe ser controlada para que esté disponible para su uso y pueda protegerse adecuadamente contra el uso no autorizado y pérdida de confidencialidad. 

El control documental no es fácil

La tecnología está diseñada para hacer los procesos de control documental más fáciles, sin embargo, la constante evolución del software y de los procesos de tecnologías de información pueden complicar la gestión de la información. La creación de silos de datos puede representar un reto para asegurar que los datos correctos llegan a las personas precisas en el momento adecuado. 

Una encuesta reciente del IDC (International Data Corporation) muestra que los retos en los documentos están reduciendo la productividad general de las organizaciones en un 21.3%, que se traduce en un costo por empleado de $20,000 por año. Es evidente que la tarea del control documental es pesada y necesita ser ejecutada por personal designado y capacitado sin mencionar las consideraciones en el presupuesto. Sin embargo, los beneficios del control documental para mejorar tus procesos de gestión de calidad superan con creces sus riesgos y costos. 

10 formas en que el control documental puede crear un mejor SGC para tu negocio

Aquí hay diez formas en que el control de documentos puede crear un SGC enriquecido para tu organización::

1. El mantenimiento de documentos se mejora

Las mejores prácticas de control de documentos pueden garantizar que se acceda y utilicen las versiones más recientes de los archivos. Administrar la información documentada con convenciones de nomenclatura, referencias y políticas de retención adecuadas dará como resultado una mejor identificación del documento.

La encuesta del IDC muestra que el 81% de los encuestados trabajaron en una versión incorrecta de un documento, mientras que el 48% envió por correo la versión incorrecta a un cliente, colega o jefe. El control documental puede asegurar que las versiones correctas de los archivos estén disponibles y se utilicen siempre 

2. Disminución de defectos 

Con los procesos de documentación establecidos, no hay ambigüedad operativa. No hay confusión con respecto a quién se supone que debe llevar a cabo, qué tarea o qué mejores prácticas seguir para la gestión de documentos. Con pasos bien definidos a seguir, la reducción de defectos se convierte en una realidad.

3. Generación de conocimiento 

Los procesos de control de documentos te permiten echar un vistazo al pasado para entender los cambios con el control de versión incluido.  La generación de conocimiento es mucho más fácil si el historial completo de un documento está disponible.

4. Facilitar el proceso de cumplimiento 

Los requisitos de cumplimiento pueden ser complejos para algunos documentos y procesos con no conformidades ocasionando licencias revocadas, multas o en algunos casos responsabilidad penal.  Regulaciones Federales como HIPAA y Sarbanes-Oxley exigen estrictas pautas de privacidad y seguridad de datos. El control de documentos reduce los riesgos de incumplimiento además de permitir que una organización obtenga la certificación ISO.

5. Mejor colaboración 

El control documental mejora la colaboración tanto interna como externamente- Tener mayor visibilidad de los procesos internos del negocio y un mejor monitoreo del flujo de trabajo facilita las tareas. Además, el control documental refuerza el entendimiento del estatus de un documento en términos de los procesos de creación y de aprobación. 

Las herramientas integradas de control de versiones y de colaboración en los procesos de control de documentos permiten a varias personas proponer mejoras a un documento. La gestión de documentos hará que todos estén al tanto de cualquier cambio realizado en estos…

6. Consistencia del proceso 

La consistencia en los procesos respalda la estrategia general de tu empresa al tiempo que te hace más competitivo. Permite la creación de manuales de calidad que actúan como guías para garantizar que el contenido se cree de manera uniforme. Los documentos también se utilizan como materiales de capacitación que permiten a los nuevos integrantes aprender más rápido.

7. Mayor seguridad

Con alertas automáticas, registros de auditoría y acceso controlado a documentos para diferentes individuos y grupos, los documentos son altamente rastreables. Los procesos de control de documentos aseguran que existan controles para proteger la información confidencial del negocio con rigurosas políticas de seguridad y control de acceso.

El control de documentos define los métodos de eliminación de documentos que han alcanzado su período de retención previamente establecido. Así se reduce el riesgo de utilizar registros obsoletos.

Con métodos de preservación definidos, el control de documentos permite a las organizaciones cumplir con las obligaciones regulatorias y los intereses del negocio. También ofrece acceso a la información a largo plazo.

8. Recuperación de desastres

Con el almacenamiento en la nube dentro y fuera del sitio, los procesos de control documental permiten que los documentos sean recuperados en caso de un desastre.  Además, con los documentos almacenados y centralizados, el riesgo de colocarlos en un lugar equivocado o perderlos se mitiga. La solución de problemas documentales y la creación de bases de conocimiento para la gestión de desastres y riesgos son otras ventajas de las soluciones de control de documentos.

9. Mejora continua

La gestión del conocimiento y la mejora continua se ven simplificadas por los procesos de control de documentos. Las revisiones históricas se pueden usar para ver cómo se han hecho las cosas anteriormente, mientras que la generación de tendencias y métricas a partir de estos datos también es posible a través de procesos de control de documentos. Con la facilidad de encontrar información a través del contenido indexado, se mejora la toma de decisiones y el intercambio de conocimiento corporativo.

10. Incorporación de empleados 

Los documentos sirven como manuales de capacitación para los nuevos empleados, lo que ayuda a simplificar la incorporación de recursos. El conocimiento documentado puede apoyar en el entrenamiento de los empleados.

Con la documentación centralizada y la integración de documentos con los planes de capacitación, puedes alcanzar tus objetivos de desarrollo de habilidades de los empleados. Vincular documentos aprobados al sistema de capacitación y agregar evaluaciones y autocertificación es fácil con el control de documentos.

 Notas finales

Controlar documentos no solo es un requisito clave para ISO 9001, también es una tarea pesada, pero tiene múltiples beneficios para tu organización. No hay necesidad de invertir en un software costoso para implementar el control de documentos; sin embargo, lograr la aceptación de los interesados es crucial para lograr los objetivos del negocio y de calidad.