Por muchos años, las organizaciones han estado utilizando sistemas de calidad basados en papel y ha funcionado muy bien.

Sin embargo, el cambiante mundo de los negocios en el que vivimos actualmente, la calidad es una prioridad máxima. Las empresas de manufactura y las organizaciones con frecuencia tienen problemas con la calidad debido a los procesos y sistemas obsoletos. 

Al usar papel, la eficiencia y visibilidad de los procesos clave es todo un reto. Los sistemas manuales, como por ejemplo los documentos de trabajo, están propensos a errores y daños.  Sin embargo, cambiar a un sistema digital de calidad no es muy fácil. La migración lleva tiempo y esfuerzo, y puede también causar pérdida de datos en el proceso. 

Daño al clima

Hay mucho en juego cuando mantienes los datos en un sistema de calidad basado en papel, ya que tiene un alto riesgo de ser destruido por desastres naturales, como inundaciones o terremotos, el fuego y la lluvia pueden causar que el papel se dañe en cuestión de segundos. El moho y la humedad en las bodegas pueden también hacer que el papel se eche a perder. 

Deterioro del papel 

La humedad y las áreas de almacenamiento inadecuadas pueden ocasionar que la tinta en el papel se dañe. La tinta puede cambiar de color y puede llegar a verse tenue, opacada e ilegible, o puede incluso correrse, ocasionando que los datos se destruyan.  

Robo de información

El principal riesgo para un sistema de calidad basado en papel es siempre la facilidad con la  que la información puede ser revisada por personal no autorizado. Pueden ser tus propios empleados que no tienen permiso de acceso o personas que pueden robar los datos y venderla a terceras partes.  El papel puede extraerse fácilmente de la oficina, puede ser duplicado o ponerse en riesgo. 

Un sistema digital de gestión de calidad basado en la nube permite que solo el personal autorizado con el usuario y password adecuados tenga acceso a los datos. Los datos no pueden ser extraídos de la oficina o duplicados. La lista de distribución de las personas que consultaron el archivo puede ser monitoreada fácilmente, dándote visibilidad de los registros. Si tu dispositivo es robado, rápidamente podrás recuperar tus accesos y recuperar tu información.

Reducción de costos

Cuando vas a cambiar tus datos a un sistema digital de calidad, ya no tienes que invertir en papel y tinta. No hay necesidad de tener grandes impresoras que necesitan utilizarse todos los días.  Se pueden comprar impresoras más pequeñas, lo cual reduce los costos operativos. No tendrás la necesidad de tener espacios dedicados de almacenamiento. Puedes usar el espacio para otro trabajo productivo o cambiarte a una oficina más pequeña para disminuir los costos de renta. 

Ecología

El papel en términos de recursos naturales es costoso y no es amigable con el ambiente. Las emisiones de CO₂ desde la transportación hasta la destrucción del papel usado implican un alto costo en el medio ambiente, incrementando tu contribución a las emisiones de carbono. Los sistemas digitales de gestión de calidad también usan energía eléctrica para funcionar, sin embargo, la emisión de carbón es mucho menor que la que se tiene cuando mantienes un extenso sistema de gestión de calidad basado en papel.  

Conclusión

Aun cuando los sistemas de gestión de calidad basados en papel son buenos para ti al principio, conforme crezcas, necesitarás cambiar a una alternativa mucho más sostenible y práctica. La aparición de la transformación digital está aquí, y las organizaciones necesitan avanzar. Establecer metas relevantes te permitirá no solo producir bienes y servicios de alta calidad, sino que también te permitirán llevar a tu organización a nuevos horizontes. 

La recuperación incorrecta de datos resulta en pérdida de tiempo y esfuerzo, y la documentación poco precisa en papel es un gran riesgo económico. Cuando un sistema digital de calidad se utiliza, la recuperación de información a través de los diferentes medios se vuelve fácil y ágil.  El margen de error es mínimo o nulo, por lo que los empleados pueden llevar a cabo el trabajo con los estándares más altos de calidad.