¿Qué es gestión de documentos? 

La gestión de documentos es un conjunto de procesos y prácticas estandarizados que ayudan a las organizaciones a:

• Controlar la creación y autenticación de documentos 
• Controlar las versiones cuando hay múltiples versiones de un mismo documento 
• Administrar el almacenamiento y recuperación de documentos de cualquier documento fácilmente
• Garantizar la seguridad de la información y protegerla del daño físico de documentos  
• Tener una política establecida para la retención, almacenamiento y disposición de documentos

Un Sistema de Gestión de Documentos puede ser manual o electrónico, aunque los SGD electrónicos generan mayores ventajas comparadas con procesos manuales.

La gestión de documentos puede ayudarte a entregar mejor calidad 

Las organizaciones necesitan un sistema de gestión de documentos (SGD), el cual: 

• Provea mejor acceso a la información
• Disminuya los costos de operación
• Proteja la información sensible 
• Elimine los riesgos de no conformidades regulatorias 
• Simplifique el flujo de trabajo y refuerce la eficiencia 
• Mejore la satisfacción del cliente

Múltiples regulaciones como la HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act), FACTA (Foreign Account Tax Compliance Act), el HITECH(Health Information Technology for Economic and Clinical Health Act), entre otras, hacen obligatorio para las organizaciones la implementación de un sistema de gestión documental. Un SGD también es un componente crítico de una certificación ISO. Adicionalmente, un SGD efectivo también ayuda a impulsar la colaboración interna, la coordinación y comunicación que mejora la productividad y la calidad. El resultado es la entrega de valor a los usuarios finales en forma consistente. 

A continuación te mostramos 13 formas en las que un SGD mejora la Gestión de Calidad

 1. Organiza tu empresa

Un SGD permite que utilices procesos estandarizados, establezcas protocolos y categorías de identificación que hacen más fácil localizar, organizar y recuperar información.  Esto hace más fácil rastrear cronogramas de proyectos al tiempo que mejora la colaboración y el servicio al cliente. Un estudio de McKinsey muestra que un empleado utiliza  9.3 horas en promedio por semana buscando información, que se traduce en un día completo de trabajo. Los sistemas de gestión de documentos ayudan a mantener la información y el equipo organizado, además de que aseguran que la información se recupere fácil y rápidamente 

 2. Identifica las partes críticas del proceso 

Un SGD te ayuda a identificar las partes críticas de los procesos de negocios y de los sistemas de gestión de calidad (SGC), empezando por la forma en que los documentos críticos son recibidos, revisados, almacenados y finalmente desechados. Desde la creación de procesos estandarizados para toda la organización hasta la personalización de la gestión de documentos confidenciales, el SGD agiliza y simplifica las tareas críticas. 

 3. Identifica riesgos

Con base en la naturaleza de tu organización, las regulaciones estatales o federales implican el mantenimiento de varios documentos. La documentación también es un aspecto crítico de la certificación y gestión de calidad. Un buen SGD provee formatos estándar, notificaciones automatizadas y listas de verificación que te ayudan a reducir el riesgo de tener no conformidades. 

4. Asegura tu información

Un SGD ofrece mayor seguridad para los documentos confidenciales. Con el control de documentos basado en roles, registros de auditoría y notificaciones automáticas, es fácil rastrear documentos. El SGD también permite la implementación de varias capas de seguridad que garantizan que sólo los usuarios autorizados puedan acceder a los archivos protegidos. Además, la información confidencial está protegida contra daños causados por desastres naturales.

5. Detecta cambios 

El sistema de gestión documental mantiene a todos informados de la última versión. El SGD notifica rápidamente a todos los empleados de cualquier cambio que se haga en la organización o en un documento. 

 6. Reduce el desperdicio

Con un SGD no hay necesidad de tener archivos físicos que se convertirán en desecho al final del periodo de retención. 

 7. No trabajes doble

Corregir documentos archivados erróneamente puede costar $120, mientras que reproducir documentos extraviados puede tener un costo de $220 en términos de cuotas de procesamiento y costos laborales.  Con las versiones actualizadas de los documentos, así como el historial de las versiones pasadas disponibles en el SGD, el riesgo de errores, trabajo duplicado se reduce significativamente. 

8. Reduce el Costo de Calidad Total

En promedio, una organización gasta $20 por documento archivado, de acuerdo con un estudio. Los costos adicionales en los que se incurre son debido al almacenamiento de datos, tiempo de inactividad y demoras. Un sistema de gestión documental ayuda a simplificar los procesos, elimina la necesidad de grandes espacios de almacenamiento al mismo tiempo que fortalece la eficiencia; todo esto en general reduce los costos de calidad

 9. Empleados comprometidos

Un SGD facilita la colaboración y el intercambio interno de conocimiento.  Mejora la experiencia de usuario al tiempo que mejora la comunicación interna. Con flujos de trabajo más sencillos y acceso a la información más fácil, se eleva el nivel de compromiso de los empleados. 

10. Asegura la consistencia en el servicio

La satisfacción del cliente es la clave para el éxito de los negocios. Enfocarse en un servicio de excelencia al cliente es más fácil con un sistema de control documental que también funciona como software de gestión de conocimiento. Con un SGD, puedes dar acceso al instante a tus clientes a cualquier conocimiento, poniendo disponibles documentos o tips para solución de problemas. 

 11. Mejor gestión del conocimiento 

Con un repositorio centralizado para toda la información, un SGD permite la mejor organización de documentos. Los documentos son almacenados de tal forma que se facilita su consulta cuando se requieren. La necesidad de consultar un documento podría ser para ejecutar un análisis o investigación, para lograr el cumplimiento o las regulaciones legales, o por procesos transaccionales. Consultar un documento específico de una gran cantidad de documentos puede ser un reto si no se tiene un SGD efectivo.

12. Continuidad del servicio y del producto

Flujos de trabajo simplificados, estricta seguridad, control de versiones y facilidad de acceso a la información aseguran que no existan indisponibilidades costosas por causa de trabajar doble o reemplazo de información. 

 13. Repetibilidad y consistencia

A través de la mejora de los procesos, la reducción de costos de operación y de calidad y la prevención de pérdida de información, un SGD asegura la repetibilidad y consistencia del servicio.

Conclusión

La información documentada en la era digital es la piedra angular de toda organización basada en procesos. La gestión de documentos da como resultado una mayor calidad que permite a las empresas entregar valor de manera consistente. Desde mejorar los flujos de trabajo hasta reducir significativamente los tiempos de recuperación de documentos o disminuir los costos relacionados con el almacenamiento, el reprocesamiento o las demoras, un SGD es una herramienta ideal para lograr tus objetivos de negocios.