El control documental es el proceso que se sigue para la creación, revisión, modificación, aprobación, emisión, distribución y disponibilidad de los documentos. En la actualidad, es una práctica importante que ha llegado a ser parte integral de muchas empresas en varios sectores. 

Con el control documental, las empresas pueden estar seguras de que sus documentos oficiales solo contienen información confiable, precisa, revisada y formalmente aprobada. 

El control documental se utiliza para la gestión efectiva de documentos durante su ciclo de vida. También incluye aspectos como el cumplimiento de regulatorio y requerimientos de certificación.  A través del tiempo y en conjunto con otros factores, puede ayudar a crecer tu empresa incrementando las ventas y reduciendo costos. 

El control documental puede ayudarte a crecer tu negocio, justo de la forma en que otros negocios invierten en marketing, investigando a tus competidores y mejorando tu estrategia. 

Aquí te mostramos cómo:

Acceso a nuevos mercados 

Una forma efectiva de crecer tu negocio es a través del acceso al mercado y expandiéndose a otros países. En otras palabras, podrías exportar tus productos internacionalmente. Cuando exportas a nuevos países, tienes que cumplir con muchas regulaciones, certificaciones y estándares. El control documental te ayuda a mantener los registros necesarios para la exportación de productos para crecer en forma global. 

Ventas en industrias reguladas

Otra forma de expandir tus negocios es a través de la venta en otras industrias diferentes a la tuya. Te permite alcanzar nuevos segmentos con los que normalmente no tendrías contacto. Sin embargo, cuando vendes en industrias reguladas, requieres alguna certificación y el control documental te puede ayudar llevando el registro documental y de evidencias. 

Ventas a clientes más grandes

Cuando expandes tu mercado y vendes a clientes más grandes, empiezas a crecer. Sin embargo, también significa que hay más trabajo por hacer. Los clientes más grandes necesitan auditar tus documentos como parte del proceso de evaluación de proveedores, y el sistema de control documental puede ayudar a tu empresa a proveer no solo los documentos requeridos, sino también a asegurar que estén actualizados con información precisa y confiable. 

El primer paso para lograr una certificación ISO 

Para cualquier empresa, las certificaciones ISO son un diferenciador. La certificación ISO te da una ventaja competitiva. Muestra tu legitimidad y les dice a los clientes que tienes una unidad de negocio en la que se puede confiar.  El control documental es el primer paso para obtener una certificación porque ISO requiere que las empresas controlen sus documentos en un sistema de gestión de calidad. 

Reduce costos y desperdicio 

Los procesos documentados cuando se implementan adecuadamente pueden ayudar a reducir el desperdicio que a su vez se traduce en reducción de costos. Cuando tu equipo se apega a un proceso creado para optimizar la eficiencia, existe un mejor aprovechamiento de tiempo y recursos. Una correcta documentación de estos procesos permite un proceso de mejora continua.

Reduce el retrabajo

Con un buen sistema de control documental implementado, cada documento de la empresa está actualizado y los cambios pueden registrarse e identificarse fácilmente. Cada persona involucrada en un proyecto o quien esté a cargo, puede ver la última versión actualizada del documento, lo cual reduce el retrabajo.  

Disminuye tu costo total de calidad 

El control documental, como método de gestión de calidad, permite la mejora de estrategias y procesos. Esto resulta en la reducción de los costos totales de calidad y del costo de la mala calidad.  El costo de la mala calidad se refiere a los costos en que la compañía incurre y que pueden ser eliminados con la perfección de sistemas, procesos y productos. 

Conserva el valor de tu marca

El valor de la marca es una herramienta útil para incrementar las ventas de forma significativa, incrementando la lealtad a la marca entre los clientes. La entrega deficiente de productos y servicios no ayuda al valor de la marca y solo resulta en la insatisfacción del cliente. Con el control documental, puedes mejorar los productos y la entrega de servicios, ayudándote a crear clientes más felices. 

Facilita la incorporación de empleados

Un sistema de documentos simplifica significativamente el sistema de incorporación de empleados. Por ejemplo, las iniciativas de capacitación son más fáciles de planear e implementar, pues los documentos requeridos pueden ser fácilmente consultados porque la información de la empresa está centralizada. Un sistema de incorporación simple y fácil ayuda a retener la fuerza laboral por un mayor periodo de tiempo. 

El software puede reducir el error humano 

Un software de control documental se utiliza en las compañías de cualquier tamaño y en todas las regiones porque hace el control documental mucho más fácil. Representa muchos beneficios, entre ellos la automatización de actividades y el empoderamiento de tu área de calidad para que puedan hacer y lograr más. Además de esto, la automatización reduce el error humano. 

Mayor responsabilidad

Con un buen sistema de control documental, las actividades no se pierden de vista, lo que significa que hay un incremento en la responsabilidad compartida. Los cambios hechos a los documentos pueden ser registrados, además de que asegura que los estos son entregados y leídos. Todo esto ayuda a incrementar la responsabilidad. 

Respuesta más rápida a los cambios y variaciones

La documentación puede ayudar a tu negocio a identificar las no conformidades fácilmente y cualquier cambio o variación puede ser atendido rápidamente. Esto permite a tu organización ser más ágil y adaptarse más rápido a las oportunidades para el crecimiento. 

Eficiencia operacional 

El control documental sigue los principios de gestión para la eficiencia operativa, que incluye definir el valor, mapear la cadena de valor, crear flujos, establecer atracción y finalmente perseguir la perfección.  Esta eficiencia operacional te ayuda a escalar tus negocios, y, por lo tanto, a mejorar tu resultado global. 

Conclusión

El resultado final de tu empresa se puede mejorar vendiendo más o reduciendo costos, y una forma de lograrlo es mejorar la calidad en tu empresa.

El control documental, como parte del Sistema de Gestión de Calidad, tiene la habilidad de reducir el Costo Total de Calidad en una organización. Cuando los costos disminuyen, se tiene una operación más sencilla que a su vez conduce a una mejora en la productividad y crecimiento total.