El proceso para lograr una certificación ISO es un proceso largo e intenso que requiere mucha documentación. Utilizar un sistema de control documental puede darle a tu empresa la tranquilidad de lograr la certificación sin complicaciones. 

¿Por qué ISO?

La Organización Internacional para la Normalización es un organismo que promueve las prácticas organizacionales con los estándares más altos y de excelencia, con el objetivo de fomentar la excelencia y calidad en las operaciones del lugar de trabajo. 

ISO 9001 es considerado como el requerimiento base para las organizaciones de manufactura y servicios,  dado que define las prácticas fundamentales de gestión de calidad que las organizaciones necesitan seguir.

Las razones para lograr una certificación ISO 9001 son muy claras: 

• Te ayuda a permanecer alineado con las regulaciones de los mercados globales
• Hace más fácil el crecimiento tu negocio y cumple con las especificaciones de calidad en todo el mundo      

Las cinco formas más relevantes en las que el sistema de control documental puede ayudarte a alcanzar la certificación ISO

1.     Te puede ayudar a recolectar información documentada

El proceso de certificación ISO requiere la recopilación y examinación de miles de puntos de datos y documentos. Estos documentos incluyen:

Objetivos de calidad – Las metas y objetivos de la empresa con respecto a la calidad 

Estrategia de calidad – La estrategia de la empresa a largo plazo para la calidad y le mejora continua 

Manual de Calidad – Los planes de la empresa de cómo pretende implementar o cubrir cada uno de los requerimientos de calidad determinados en el ISO

Registros de calidad – La evidencia paso a paso de cómo los procesos y procedimientos se llevan a cabo en la empresa, los retos a los que se enfrentan los diferentes departamentos, las soluciones implementadas para solventar esos problemas y las consecuencias de esas soluciones

Un software de control documental ayuda a administrar estos documentos en un repositorio en línea y centralizado, donde resulta mucho más fácil para las personas autorizadas en la empresa tener acceso, trabajar con ellos y compartirlos. 

2.    Puede ayudarte con el Ciclo de Deming

Uno de los puntos clave para lograr la calidad a través de la mejora continua, es implementar el Ciclo de Deming. Creado por el afamado estadístico Walter A. Shewhart y perfeccionado por el estadístico Edward W. Deming, el Ciclo de Deming incluye cuatro pasos – Planear, Hacer, Verificar y Actuar. Básicamente, muestra a las empresas la forma en de abordar sus procesos de calidad. 

Los sistemas de control documental pueden implementar el Ciclo de Deming PHVA permitiendo a los empleados planear sus siguientes pasos utilizando la información documentada existente como punto de partida para trabajar. Los documentos que ya están en el sistema pueden estudiarse, y los planes pueden crearse para generar gran valor a los clientes. Una vez que los cambios son ejecutados, sus consecuencias pueden ser analizadas, mejoradas e implementados en toda la empresa. 

3.    Ayuda a identificar y establecer los lineamientos de ISO, asegurando el cumplimiento con la auditoría 

Como parte del proceso de certificación de ISO, tu documentación y el proceso completo de calidad serán auditados por equipos internos y externos. Un sistema de control documental ayuda a estar seguros de que:

·      La empresa implementa los procesos de documentación correctos

·      La empresa cuenta con todos los registros que requieren los auditores internos y externos

Los sistemas de control documental permiten a las empresas identificar cualquier problema con los parámetros y criterios utilizados en su control documental. La gestión adecuada ayudará a mantener registros de las no conformidades, así como las acciones correctivas y preventivas. Llevar el registro de estos detalles asegurará que el proceso completo de gestión de calidad se ejecuta de acuerdo a los lineamientos y requerimientos de ISO. 

4.     Ayuda a identificar los procesos y políticas adecuados para la mejora continua 

Además de los documentos mencionados arriba, ISO también requiere que las empresas documenten lo siguiente:

Los procesos de calidad – La documentación paso a paso de los procesos que la empresa utilizará para crear una cultura de calidad en la empresa.

Instrucciones de proceso – La documentación de las reglas específicas de la empresa que los empleados necesitan seguir cuando se ejecuta un proceso para asegurar que se obtienen los resultados de calidad al 100%

Políticas de calidad – Las políticas o reglas establecidas por la empresa con respecto a la implementación de calidad

Para crear estos documentos, las empresas deben mapear sus procesos internos e identificar cómo cada proceso y participante en el proceso interactúan entre sí y cómo afectan la calidad.  Las compañías pueden identificar cualquier problema que pudiera amenazar la calidad e innovación y trabajar para evitarlo. 

5.     Asegura que los documentos son modificados y actualizados conforme se requiere

Para que una empresa obtenga la certificación ISO, primero debe preparar la documentación adecuada. Si bien esto es más fácil de hacer en una empresa más pequeña, las organizaciones más grandes siempre tendrán el desafío de que muchas personas trabajen y vuelvan a trabajar en los mismos documentos.

Aquí es donde el software de control documental ayuda enormemente,

Cada vez que se realiza una nueva operación de extracción / registro, o si se modifican los metadatos, la última versión del documento estará disponible, se almacenará de acuerdo con la fecha y hora de edición, el editor y el tipo de cambios.

Siempre se puede acceder a todas las versiones anteriores en el historial de versiones y se pueden verificar los cambios realizados. Esto garantiza que el contenido obsoleto y duplicado y los códigos de identificación se identifiquen y eliminen.

Además, la función de control de distribución del sistema de control de documentos garantiza que solo los equipos e individuos autorizados tengan acceso a documentos específicos. Esta característica también asegura que los documentos no se utilicen para actividades no deseadas o ilegales.

Conclusión

El control documental es el primero paso para lograr una certificación ISO. Te da claridad de los procesos internos, permitiéndote hacer cambios que puedan generar más valor a los clientes. 

En Cordage, nuestro sistema digital de control de documental del SGC está diseñado para facilitar el proceso de gestión de documentos. Implementarlo puede ayudarte a estar más enfocado y ser más eficiente en el proceso de certificación de ISO.