La gestión de calidad es una de las tareas más retadoras en la organización. Pero hay una forma de implementar procesos de calidad superior en una empresa y fomentar una cultura de mejora continua. 

Una forma de hacerlo es mantener copias digitales de información documentada. La documentación es el proceso registrar paso a paso procesos, prácticas y políticas que se siguen en la organización. 

Se ha encontrado que la información digital es particularmente útil en el proceso de gestión de calidad. Hay cinco formas esenciales en las que te puede ayudar: 

1.     Protege y preserva a los documentos de posibles daños 

La documentación física siempre está en riesgo de sufrir algún daño o de extraviarse. El personal puede olvidar, almacenar los documentos en el sitio correcto, y terminarás perdiendo un registro muy importante, se vuelve un problema de pérdida de tiempo.

Luego de algunos años, los documentos físicos empezarán a hacerse amarillos y deshacerse. Cualquier condición ambiental como lluvia, aguanieve, tormentas de nieve o terremotos pueden afectar la seguridad y calidad de los documentos físicos, destruyéndolos por completo. En estos casos es donde la documentación digital ayuda porque los documentos digitales no sufren ninguno de estos problemas.  

2.    Permite rastrear el flujo de un documento entre las diferentes áreas y procesos de la organización

Al trabajar en la mejora de la calidad en una organización, el personal debe actualizar constantemente cualquier cambio en la implementación de los procesos. Dado que muchas personas trabajan en estos documentos, puede llegar a ser difícil para los gerentes identificar quién hizo, qué cambios y cuándo.

Con la documentación digital la tarea se simplifica. Los sistemas de control documental almacenan todo el conjunto de cambios por los que un documento ha pasado, y proveen un historial detallado de las versiones. Los usuarios pueden ver fácilmente quién de los empleados abrió un documento, qué cambios le hizo, en qué fecha y a qué hora ocurrieron los hechos. Se incrementa la transparencia en el proceso de documentación y se hace más fácil asignar responsabilidades a individuos específicos. 

3.     Permite la automatización de los flujos de trabajo

Aun con la documentación digital, el trabajo manual en los sistemas puede convertirse algunas veces en un reto. El control documental puede consumir tiempo, que es mucho mejor utilizar trabajando en las competencias clave o implementando medidas de calidad. Aquí es donde los flujos de trabajo automáticos pueden hacer maravillas.

Muchos sistemas de documentación digital ofrecen flujos de trabajo completamente automatizados, desde la creación de documentos hasta los controles de revisión para el cumplimiento.  Este sistema revisará automáticamente los documentos a medida que se cargan y los aprobará solo si los criterios específicos se cumplen. De otro modo, el documento es rechazado y enviado a comprobación manual para la identificación por la persona en cuestión. Los documentos duplicados también son identificados automáticamente y borrados sin intervención humana, ahorrando mucho tiempo y esfuerzo manual.  

4.     Generar el identificador se vuelve mucho más fácil 

Imagina que eres el empleado en una empresa multinacional que genera millones de documentos como parte de su proceso documental de gestión de calidad. Llevar el registro físico de cada documento es prácticamente imposible. Sin embargo, este problema se elimina cuando utilizas un sistema de control documental. 

Una vez que el documento es cargado en el sistema, genera automáticamente un identificador personalizado que puede ser utilizado para encontrar el documento en un mar de registros. Este identificador personalizado siempre permanece igual, independientemente del número de actualizaciones y revisiones que se hagan del documento, facilitando la indexación y recuperación.

Además, con un identificador personalizado autogenerado, no necesitas dedicar tiempo a establecer una nomenclatura única para tu documento. Se previene la duplicidad de identificadores y evita errores en la generación de los mismos. El departamento de calidad no necesita destinar tiempo revisando millones de ID para asegurar que el identificador elegido es único. 

5.     Facilita la actualización y cambios en los documentos

Los documentos que generes y en los que trabajes para los procesos de gestión de calidad siempre están sujetos a tener múltiples cambios y comprobaciones. Luego de cierto tiempo, puede ser muy difícil saber qué cambios se han hecho a un documento desde la última vez que lo viste. Esta falta de claridad puede tener como consecuencia tomar decisiones incorrectas. 

La documentación digital permite la creación y control de versiones, pues el sistema almacena todas las versiones previas.  Te equipo puede tener acceso a las versiones previas para revisar qué cambios han sido hechos, si los nuevos cambios tienen impacto o no, y quién los hizo. 

También puedes regresar los documentos a las versiones anteriores si hay algún problema. Puedes ver versiones anteriores y borrar las versiones duplicadas de un documento. 

Conclusión 

La gestión de documentos físicos es excepcionalmente difícil pero necesaria. La gestión de documentos y el software de control simplifica este proceso. Un SGC con gestión de documentos puede hacerlo más eficiente, más rentable y menos propenso a errores.