Los documentos en papel, copias duras de documentos, han sido usadas por las organizaciones desde tiempos inmemoriales. Pero vivimos en la era de la transformación digital y esta transformación tiene que ver con el uso de la tecnología para habilitar estrategias de negocios y maximizar el uso de datos, procesos y personas. 

Para cualquier organización, dejar de utilizar papel es parte de su proceso de transformación digital. A pesar de que los documentos en papel continúan siendo empleados, el cumplimiento de nuevos estándares como ISO 9001:2015 hacen mucho más difícil su gestión y administración. Aquí hay cinco formas en las que dejar de usar papel puede apoyar el nivel de cumplimiento de tu organización: 

1. Reducción de documentos extraviados

Los documentos físicos son difíciles de almacenar porque ocupan mucho espacio y como resultado también es complicado rastrearlos entre montones de papeles. Los archivos electrónicos, por otra parte, son fáciles de organizar y pueden ser ubicados fácilmente. Cada documento electrónico es almacenado con un identificador único haciendo muy fácil encontrarlo. 

Dejar de usar papel también te ayuda a gestionar el control de versiones de los documentos para que tú y tus empleados no solo tengan acceso a la versión más reciente de los documentos, sino que puedan encontrar fácilmente una versión antigua si la necesitan como referencia. .

2. Copia de seguridad y recuperación

Cuando pierdes un documento en papel, la pérdida es permanente. Sin embargo, mantener archivos electrónicos te permite respaldar los documentos. Los datos pueden ser guardados en la nube o en un disco duro externo o aun en una memoria.  

Los datos financieros críticos pueden ser almacenados en la nube, donde los datos son respaldados automáticamente, ahorrando tiempo que de otro modo ocuparían en hacer respaldos manuales. 

Los SGC basados en la nube y las soluciones de gestión de documentos mantienen múltiples copias de documentos. Los datos perdidos pueden ser recuperados automáticamente porque los archivos electrónicos permiten tener múltiples sitios de respaldo. Los datos electrónicos están encriptados. Esto hace imposible que personal no autorizado tenga acceso a información sensible. 

3. Mantenimiento de los documentos

Siempre existe el temor de que los documentos antiguos y valiosos que están en papel puedan deshacerse, romperse o volverse ilegibles con el tiempo. Con un sistema sin papel, tus documentos electrónicos no se hacen antiguos ni se rompen como el papel. Duran para siempre y continúan legibles. 

4. Software que cumple

 Conforme el mundo se conecta cada vez más, hay una mayor necesidad de que las organizaciones sigan lineamientos estrictos. Las regulaciones normativas alteran la forman en que las organizaciones administran sus procesos, lo cual representa un reto para las organizaciones que aún utilizan papel porque requiere mucho tiempo y es susceptible a errores humanos.  

Un sistema de gestión de documentos es muy eficiente, minimiza los errores humanos y asegura la rastreabilidad de la información. 

La norma CSR Part 11 requiere que las compañías utilicen sistemas electrónicos para unir las firmas electrónicas a sus respectivos registros. La regla también requiere que se mantenga el registro de auditorías. Cada documento tiene un número de identificación único que genera automáticamente un registro de auditoría que proporciona información sobre quién accedió al documento, cuándo se accedió y también información sobre los cambios realizados en el documento

5. Mejor control de distribución

Un sistema electrónico puede asegurar que los documentos se distribuyen con rapidez, de forma segura, fácilmente y con costos accesibles para las personas necesarias. 

La distribución electrónica también es fácil para ti y tus clientes porque los documentos (como correos o facturas) pueden ser enviados y rastreados a través del sistema de gestión de documentos. Esto significa que los clientes tienen una copia electrónica del documento, haciendo fácil para ellos almacenarlo y recuperarlo cuando se necesite. 

Con todos tus documentos almacenados en forma segura y con el 100% de control de su distribución, puedes confiar en que tus documentos no pueden ser robados.

Conclusión

El cumplimiento de las regulaciones es una necesidad para todas las organizaciones que desean crecer. La única forma en que una organización puede cumplir por completo es mediante el desarrollo de un sistema que facilite y asegure el cumplimiento: ese sistema es un sistema sin papel. Un software de gestión y control de documentos puede ayudarte a mejorar el nivel de cumplimiento y llevar a tu organización a la transformación digital.