El Software de control documental es la piedra angular de un SGC. En la actualidad, muchas empresas dependen del software de control documental para asegurar el cumplimiento normativo, la seguridad de los documentos importantes y mucho más.

A medida que más y más empresas digitalizan sus actividades, la necesidad de tener soluciones digitales de calidad se ha incrementado y aquí es donde el software de control documental aparece. El Software de Control Documental ayuda a que tu equipo de Calidad en la empresa se enfoque en la mejora continua. Les permite asegurar que los procesos de calidad son optimizados y que haya un incremento en la eficiencia. Adicionalmente, permite a tu empresa avanzar sin preocuparse por las regulaciones. 

Con un buen software de control documental, tu organización tiene el potencial para alcanzar nuevos horizontes en términos de eficiencia, productividad, seguridad y simplificación de los flujos de trabajo.  Aquí hay nueve formas en las que puedes obtener beneficios:  

Automatiza las actividades

Con un software de Control Documental, tu equipo de calidad puede automatizar las actividades cotidianas, especialmente aquellas que se repiten diariamente. La aprobación de flujos de trabajo es muy simple, pues el personal implicado puede tener acceso a los documentos en cada etapa del desarrollo. Cada verificación requerida a lo largo del proceso se simplifica. 

Al automatizar la actividad de seguimiento, tu equipo puede llevar el registro de todas las actividades, cambios o actualizaciones hechas a los documentos. Más aún, la generación automática de Identificadores (ID´s) facilita nombrar y encontrar documentos cuando los necesitas. 

Todo en uno, con un Software de Control de Documentos, tu departamento de calidad está equipado con las herramientas que necesitan para hacer mucho más.  

Reduce el número de errores

Puedes configurar fácilmente tu Software de Control Documental para definir tus propias reglas y adaptarlas a tus procesos actuales. Esta integración transparente de los procesos de tu empresa y el software resulta en una reducción del número de errores. 

Para asegurar que tus documentos están libres de errores, evita excepciones y asegúrate de que tu equipo de calidad sigue los procesos y procedimientos. 

Conserva mejor la información documentada  

Un Software de Control Documental almacena tus documentos en formato digital, lo cual es muy bueno porque las copias digitales no se degradan. Esto significa que toda la información importante que está en tus documentos puede conservarse mejor porque no está sujeta a “úsese y tírese”. Tus documentos estarán siempre en su condición original, y si los necesitas en formato no digital, puedes imprimirlos cuando se requiera.  

Distribuye más fácil los documentos

Con un software de control documental, la distribución se facilita porque puedes crear listas de distribución y controlar los accesos. Esto es muy útil cuando quieres enviar documentos a ciertas personas en tu organización en vez de hacerlo a todo el equipo. 

Por ejemplo, si tienes documentos importantes con información sensible que solo unas cuantas personas deben conocer, puedes crear una lista para asegurar que solo esas personas pueden acceder al documento. También tienes funcionalidades para asegurar la entrega del documento y validar que ha sido leído. 

Mayor protección de la información documentada

Otro gran beneficio de usar un software de control documental es el alto grado de seguridad para todos tus documentos organizacionales, especialmente cuando lo comparas con los documentos físicos. El papel puede ser fácilmente copiado y sustraído de las instalaciones, mientras que los documentos digitales están sanos y salvos en tu sistema. 

Más aún, con el papel tienes menos control de quién puede leer un documento. Un sistema de control documental te ofrece control total. Las copias impresas también pueden tener marcas de agua automáticamente.  

Se reduce el espacio de almacenamiento

Un gran problema que enfrentan las organizaciones cuando no se digitalizan es que no tienen espacio de almacenamiento para mantener todos los documentos a salvo. Además, más espacio significa más gasto. Con un Software de Control Documental, puedes olvidarte de estas preocupaciones porque el almacenamiento digital requiere mucho menos espacio. Solo necesitas lugar para tus sistemas computacionales. 

Mayor recuperación de desastres 

 En caso de que ocurra algún desastre que pueda implicar pérdida de datos, el software de control documental on-premise tiene un plan integral de respaldo que puede ayudarte a recuperar tus documentos importantes. Si estás usando un sistema basado en la nube, hay almacenamiento redundante en múltiples ubicaciones, lo que asegura que siempre tendrás archivos de respaldo.

Mejora el cumplimiento normativo

Especialmente para las empresas que están en industrias con fuertes regulaciones, un Software de Control Documental puede ser de mucha utilidad para asegurar el cumplimiento normativo. Un SCD permite mantener registros y control de versiones de una manera más fácil. Más aún, hace mucho más simple para las empresas el cumplimiento de normas como CFR 21 Pt 11

Mejora la colaboración 

Por último, la organización puede obtener grandes beneficios de un Software de Control Documental cuando se trata de trabajar colaborativamente. El software permite a los usuarios colaborar y comunicarse entre ellos, así como trabajar juntos en proyectos. La información se centraliza y las notificaciones se distribuyen para hacer el trabajo colaborativo más fácil. 

Conclusión

 El software de control documental puede acelerar tus esfuerzos de gestión de calidad. Al reducir el trabajo pesado y automatizar las tareas repetitivas, la productividad y la eficiencia aumentan significativamente. Con la amplia gama de funciones y herramientas, tu equipo de calidad puede lograr más, sin dejar de ser ágil y pequeño.

Si los planes de tu organización son tener un Sistema Digital de Gestión de Calidad, la gestión de documentos y el software de control son los primeros pasos que debes dar. El software tiene múltiples beneficios, pero para aprovechar al máximo todo lo que puede ofrecer, es importante definir cuál se adapta mejor a las necesidades de tu organización, teniendo en cuenta el tamaño de tu empresa, la etapa de madurez de calidad y la industria en la que se encuentra.

Cordage es un SGC basado en la nube que puede ayudarte en esta área.