Un software de gestión de documentos es obligatorio para cualquier empresa que tenga que estar al tanto de sus diferentes áreas. El tiempo es dinero, y en el mundo acelerado de hoy, un sistema ineficiente no debe detener un negocio.

Conforme la compañía crece, los requerimientos de gestión de documentos también serán mayores. Mientras más información requieras proteger, mayor será tu necesidad de tener una solución de software eficiente y escalable.  

Elegir un software de gestión de documentos va mucho más allá de solo comprar un producto. Lo que necesitas es una solución que satisfaga los requerimientos únicos de tu negocio.

Aquí hay una lista de 9 pasos para elegir el software de gestión de documentos adecuado para tu negocio: 

1. ¿Necesitas un software de gestión de documentos? 

En su forma más simple, un Software de gestión de documentos se utiliza para registrar, administrar y almacenar documentos. Para empresas que tienen mucha documentación, un SGD elimina el uso y mantenimiento de un sistema basado en papel. Sirve bien a las empresas y a las compañías reguladas o de alto riesgo, pero también los pequeños negocios requieren un sistema similar. El tamaño del mercado para un SGD se estima que será de  $960 millones de dólares para el 2025. Una oficina sin papeles tiene varios beneficios:

• Facilidad de almacenamiento de documentos
• Automatización de registros de auditoría
• Ahorro en tiempo
• Un sistema sencillo para guardar y consultar archivos 
• Fácil acceso 
• Mayor seguridad de la información
• Respaldos automáticos
• Beneficios económicos
• Comunicación con el cliente más rápida y fácil

Además de los beneficios listados, también puede liberar tiempo valioso que tus empleados pueden usar para ofrecer un mejor servicio al cliente. 

Un análisis de tu proceso actual de documentación te dará toda la información necesaria que requieres para decidir si es momento de cambiar a formato digital. Valora los riesgos de digitalizar y de seguir con papel. 

2. Identifica el tipo de documentos

Un SGD puede almacenar diferentes tipos de documentos, como archivos de procesadores de palabras, PDFs, hojas de cálculo y archivos de CAD. 

Aplica una encuesta para identificar las diferentes extensiones de documentos que se utilizan en los diferentes departamentos y equipos en la organización. Conocer qué tipo de documentos se utilizan más, te ayudará a elegir el SGD correcto. 

3. Haz una búsqueda de software de control de documentos en línea 

No todos los SGDs se crean igual.  Son diferentes en la forma en que los datos se almacenan y las características que ofrecen. Haz una investigación de los diferentes tipos de software que están disponibles en el mercado. Revisa las ventajas y desventajas de diferentes tipos de sistemas. Capterra, G2 y Gartner tienen muy buenas ideas de los diferentes tipos de SGDs

Las valoraciones del cliente proveen información valiosa de la efectividad real de un SGD. Revisar los comentarios de las compañías que están en la misma industria que tu negocio puede ser particularmente valioso.  

4. Crear una lista de comparación de características

Los sistemas de software de gestión de documentos ofrecen una gran variedad de características, sin embargo, podrías no necesitar todas las funcionalidades. Cuando investigues de los diferentes tipos de software de gestión de documentos, toma notas de las características que cada SGD ofrece. Enfócate en uno que cubra tus expectativas. Algunas características de SGD incluyen el ingreso de documentos, indexación, búsqueda, procesamiento, automatización de flujos de trabajo, seguridad de los documentos, personalización y un tablero de usuarios. 

Una tabla de ponderaciones puede ayudarte a dar peso a la necesidad de una característica asignando mayor o menor importancia en un grupo. 

5. Habla con el área de Tecnologías de Información

El departamento de TI de cada organización tiene un conjunto de políticas de seguridad de la información que debe seguirse estrictamente. Así que cuando elijas el SGD correcto, debes consultar con el equipo de TI. 

Tu área de TI debe darte consejos importantes con respecto al tipo de SGD que se ajuste más a la arquitectura del negocio, a un híbrido on premise o a una solución en la nube. 

También puedes incluir al equipo de TI en el proceso de búsqueda porque podrán evaluar cada software con base en requerimientos específicos. O puedes pedirles solo hacer una lista de preguntas que necesitarás tener en mente cuando escojas el SGD correcto. 

6. Crea un plan de implementación

Un plan de implementación incluye lo siguiente: 

• Plan de trabajo
• Presupuestos y recursos 
• Partes interesadas
• Evaluación de riesgos
• Control de calidad

Implementar un SGD toma tiempo. Sin embargo, si no tienes una fecha límite, el proceso puede durar para siempre. Establece metas claras del tiempo que el equipo tiene para implementar el software y echarlo a andar. 

7. Elige el software que puede crecer contigo 

Un SGD es una gran inversión que deberá permanecer en tu compañía durante los siguientes años. En otras palabras, es una inversión de largo plazo. El sistema debe tener la posibilidad de escalar y cubrir las necesidades de gestión de información conforme crece tu organización. Debes poder gestionar con flexibilidad y agregar o eliminar usuarios, agregar nuevos repositorios, controlar procesos de información y hacer cambios sin interrumpir su disponibilidad. 

Define metas (metas a corto plazo que muestren resultados en un año, metas a mediano plazo que requieran años para completarse y metas a largo plazo – las metas de la compañía) con las que el SGD debe estar alineado.  

Finalmente, el sistema de gestión de documentos debe poder integrarse fácilmente con tu arquitectura actual y con los sistemas y soluciones actuales. 

8. Define los intangibles

Define los intangibles para asegurar que el sistema se utiliza sin problema en toda tu organización. Considera la capacitación que los empleados necesitarán, el idioma, especialmente si estás en una organización global, y qué tan fácil será operar el sistema. Asegura que la compañía que se encargue del sistema provea soporte y mantenimiento así como soporte continuo de TI. 

9. Entendimiento de la estructura de precios 

Los proveedores de las soluciones tienen su propia estructura de precios. Por ejemplo, algunos incluyen el soporte como parte del paquete, pero otros hacen cargos altos por soporte adicional. 

Notas finales

Decir que elegir un SGD toma tiempo no es muy preciso. Pero elegir el sistema correcto es indispensable si quieres asegurar que funcione adecuadamente en tu organización. 

Elegir la opción correcta maximizará las oportunidades de adoptar exitosamente el sistema, además de que tus empleados querrán utilizarlo. Finalmente, crear una lista de preguntas con base en la lista de verificación perfilará más la búsqueda para encontrar el SGD perfecto para tu organización.  

Cordage es una solución integrada para la gestión de calidad que nace a partir de la gestión de documentos.