Un sistema de gestión de documentos es un sistema electrónico que te ayuda a crear archivos, editar los archivos de forma ordenada, almacenarlos y organizarlos en un sistema digital. Estos sistemas digitales pueden ser un desktop, una laptop, una tablet o un celular. Una organización necesita capturar, automatizar la clasificación y reducir el ordenamiento y procesamiento manuales. Necesita distribuir y otorgar accesos a los documentos de la compañía de forma segura. 

¿Estás pensando en usar un Software de Gestión de documentos como parte de tu sistema de gestión de calidad? 

No es la misma solución para todos

Existen muchos beneficios al cambiar a un software de gestión de documentos, pero es necesario elegir uno cuidadosamente. No todos pueden ajustarse a los procesos y empleados de tu organización, por lo tanto, la compra de alguno requiere algo de investigación. 

Tamaño de la organización

Cuando se tienen muchos empleados y todos ellos requieren acceso al software de control de documentos sin problemas técnicos, necesitas elegir uno que tenga estas características:

1. Manejo de una gran cantidad de datos
2. Permita tener un gran número de usuarios 
3. Ofrezca un buen almacenamiento

Habilidades técnicas de tus empleados

No todos se sienten cómodos con el uso de la tecnología en el trabajo. Por eso debes tener en cuenta las habilidades técnicas promedio de tus empleados. Una buena forma de solucionarlo es elegir un software de control documental que sea simple y con una interface amigable para el usuario. Una interface confusa desmotiva a los empleados, complicando su trabajo en la oficina. 

La industria a la que te desenvuelves

La industria en la que operas es muy importante cuando estás considerando utilizar un software de control de documentos. Hay algunas industrias que no pueden arriesgarse a tener errores humanos derivados de las interacciones manuales o de accesos no autorizados a información sensible. Tampoco te puedes arriesgar al robo de datos, daño por desastres naturales o un mal manejo de papeles cuando se trata de control documental y cumplimiento de regulaciones. Esto es particularmente importante para empresas que operan en la industria de manufactura, automotriz o farmacéutica. 

Características básicas

Automatización de flujos de trabajo

La principal razón para introducir un software de gestión de documentos o basado en la nube es que te permita ser ágil y eficiente. Los problemas con el acceso a los documentos representan una pérdida en la  productividad del 21.3%. El software de gestión de documentos debe acoplarse fácilmente a tus procesos y canales.  Te permitirá automatizar el flujo de información de arriba hacia abajo y viceversa y hacia diferentes canales horizontales y verticales. Al menos, debe permitirte automatizar los procesos de aprobación de documentos, escalación de notificaciones y generación automática de identificadores. 

Control de distribución

No toda la información puede compartirse con todos los empleados. Algunos pueden tener acceso solo de lectura, pero otros empleados de niveles superiores pueden necesitar acceso para editar los documentos o crear nuevos. Por eso necesitas un Sistema de Gestión de Documentos que tenga controles administrativos. Como dueño de la cuenta, debes poder cambiar los permisos para cada usuario en el sistema de gestión. De esta manera, otorgas diferentes tipos de permisos de acceso según lo que requiera cada persona. Así es como se refuerza la seguridad de los datos en general. 

Gestión de impresiones

Establecer el número de copias impresas es esencial. Un software de gestión documental te permite asegurar que no necesitas numerosas copias impresas de los archivos. Los documentos se mantienen en formatos digitales y están protegidos con marca de agua para identificar y duplicar el contenido. 

Control de versiones

Mantener los datos en el papel puede afectar la visibilidad de todos los registros. No puedes tener el control completo de la información que se consulta, la que se duplica, se edita, se cambia o actualiza y quién lo está haciendo. Un software de gestión de documentos registra todos los cambios y la evolución en los archivos, además de que te permiten tener visibilidad completa de la distribución y lista de accesos a los datos. 

Cumplimiento

Dependiendo del tipo de industria en la que operas, necesitarás cumplir con algunas regulaciones y políticas estatales, nacionales e internacionales. Las organizaciones deben asegurarse de que el software de gestión documental que elijan para sus procesos de operación diaria debe alinearse con regulaciones como CFR 21 Parte 11. De esta manera, puedes tener un control documental completo al mismo tiempo que cumples al pie de la letra con las políticas y regulaciones al pie de la letra. 

Integraciones

No es necesario que todas las actividades de tu lugar de trabajo utilicen tecnologías digitales. Con seguridad utilizas otras tecnologías para la comunicación, la calendarización, la gestión de proyectos y otras actividades. Cuando planeas incorporar un software de gestión de documentos en los procesos, necesitas asegurarte que estás eligiendo uno que se integra completamente con las tecnologías existentes. Así se asegura que tú y tus empleados no estén cambiando entre múltiples aplicaciones y tecnologías para completar una sola tarea. 

No esencial pero importante

Soporte de archivos – Los datos que almacenas pueden estar en diferentes tipos de formatos. Necesitas asegurarte que el software de gestión documental que uses tiene un visor para las extensiones de archivos existentes, como Video, Modelos 3D, Audio, Docx, PDF, Word, JPEG, PNG, entre otros.  

Marca Blanca – Revisa si el software de control documental que elijas puede adaptarse a la marca en la organización. 

Características críticas

Seguridad

Necesitas buscar un sistema de gestión de documentos que ofrezca un control efectivo contra daños y desastres. Busca un sistema de gestión que genere respaldos a largo plazo. También debe protegerse a sí mismo de los ataques maliciosos, virus y otras amenazas similares. Los sistemas con autentificación en dos pasos y cortafuegos son una buena opción a considerar si la seguridad de la información es tu mayor preocupación. 

Configuración

Para tener todos los problemas atendidos y arreglados, necesitas elegir un sistema de gestión de documentos cuyo proveedor ofrezca soporte 24 x 7. También, asegúrate de que elegir un software que te permita hacer configuraciones personalizadas 

Algunos riesgos

Falta de preparación

La transformación digital en un software de gestión documental es crucial conforme cambian las necesidades. Si bien tomar la decisión correcta puede ser un reto, si pones un poco de esfuerzo y haces bien la tarea, pides referencias y revisas los demos del producto antes de que compres el software, puedes tener un sistema de gestión de documentos que funcione bien para todos tus empleados. 

Costos ocultos

Hay muchos proveedores en el mercado que ofrecen servicios con precios elevados. Si te gusta un proveedor en particular, pero los costos están por encima de tu presupuesto, pregúntales por qué el precio es tan alto. Asegúrate de que puedan justificar sus precios y considera qué incluye la propuesta.

El costo total de la propiedad

Considera tu presupuesto completo. El costo inicial de implementación de un software de control documental puede ser alto, pero los costos por el uso y la gestión pueden ser relativamente bajos. Sin embargo, necesitas asegurarte de que estás considerando cada aspecto y evitar enfrentar repentinamente el dilema de no querer confiar tu información sensible a un proveedor. 

Preguntas frecuentes

¿Qué es el software de gestión documental?

Un sistema de gestión documental es un sistema electrónico que te ayuda a crear archivos, alimenta datos en los archivos, almacena y organiza estos archivos en un sistema digital. Estos sistemas digitales pueden ser un desktop, una laptop, una tablet o incluso un teléfono celular.

¿Qué es transformación digital? 

La transformación digital permite la integración de la tecnología en múltiples áreas de negocios para cambiar la forma en que actualmente opera para entregar mayor valor a los clientes.

¿Cuáles son algunos de los riesgos asociados con el Sistema de Gestión de Documentos?

Los riesgos, aunque son pocos, deben ser analizados adecuadamente. Entre otros, puede ser la falta de preparación, los costos ocultos y el costo total de la propiedad.

Conclusión

A medida que el negocio crece, puede ser muy complicado administrar una cantidad enorme de información en papel. El software de gestión documental tendrá impacto en la empresa y cuando encuentres la solución correcta, deberás incorporarlo a la organización. El costo del cambio puede ser considerable, pero es importante entender los beneficios del cambio a largo plazo y cómo puede permitir a tu compañía crecer y escalar de forma ágil y estructurada.