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Cómo un software de control documental puede ayudarte a alcanzar tus requerimientos de ISO

Dardo de color rojo ensartado en una diana reflejando la posibilidad de mejora para alcanzar el objetivo

Los estándares ISO 9001 requieren que las organizaciones mantengan el control de sus documentos. Se incluye la aprobación, revisión y actualización de los mismos, así como la identificación de los cambios y el estatus de las revisiones de los documentos; poner a disposición los que sean relevantes, asegura que estén identificados y evitar el uso de documentos obsoletos. 

Todos estos procedimientos son tediosos, pero un software de control documental te puede ayudar a lograr tus requerimientos de ISO. Aquí te decimos cómo:

Implementa controles de aprobación

Los procedimientos de aprobación de documentos definen qué documentos o archivos son finales, si han sido aprobados y quién los aprobó. El sistema registra la aprobación de diferentes tipos de políticas, documentos, instrucciones de trabajo, diccionarios y manuales y cualquier otro tipo de documentos aprobados. 

Además de almacenar documentos aprobados, un software de control documental también puede ayudarte a aprobar documentos electrónicamente utilizando flujos de aprobación. Sólo elige un documento que requiera ser aprobado por una o más personas en un orden particular o en forma simultánea. Los aprobadores reciben una notificación de que un documento específico requiere aprobación. Puedes llevar el registro de quién ha aprobado el documento, quién lo ha rechazado y quién no ha respondido aún. 

Gestión de versiones de documentos importantes

Controlar el uso de documentos y asegurar que la versión más reciente se usa en la organización es una parte fundamental del ISO 9001:2015.

Un sistema de control de documentos permite que los empleados accedan a la última versión de todos los documentos. No hay margen de error en este sistema, todas las versiones antiguas de un documento se bloquean (conocido como control de versiones). Este sistema también envía una alerta a cualquier miembro de la organización que deba estar al tanto de la última versión disponible del documento. 

Previene la fuga de información 

La seguridad de los documentos es vital para cualquier organización, para unas más que para otras. El mantenimiento de los documentos también es un documento de ISO. Los documentos pueden contener información muy confidencial, como detalles de los empleados o fórmulas de productos. El acceso no autorizado a estos documentos puede ocasionar daños legales u organizacionales. 

Un sistema de control de documentos puede controlar el acceso a los documentos de diferentes departamentos, grupos o individuos, asegurando que solo personas autorizadas tengan acceso a ellos.  

El sistema también lleva registro de auditorías que te permiten conocer quién ha visto el documento, cuándo fue su último acceso y si ha sido modificado. Los documentos administrados son altamente rastreables y también se pueden etiquetar para proporcionar alertas automáticas. 

Uso de información actualizada 

El uso de documentos no estructurados y de documentos obsoletos tiene consecuencias negativas en términos de la calidad del producto y del servicio puede costar caro a la compañía. Un sistema de gestión de calidad es la piedra angular de cumplimiento de ISO 9001:2015. Es necesario tener un sistema que pueda prevenir el uso incorrecto de documentos obsoletos. 

El control automatizado de documentos a través de un sistema puede simplificar la obsolescencia de documentos, previniendo así su uso. Con sencillo flujo automatizado, todos los documentos obsoletos son archivados para futura referencia. 

Identificación de documentos

El ciclo de vida de un documento es complejo y conlleva cambios desde el momento de su creación con modificaciones, revisiones, reubicaciones y renombrado. En otras palabras, las propiedades de los documentos cambian varias veces. Un identificador único del documento asegura que su identidad no cambie sin importar cuántas veces sea alterado. Esto es especialmente útil durante las revisiones de cumplimiento y auditoría en organizaciones que deben mantener múltiples documentos. 

La fácil identificación de documentos permite que puedan ser recuperados rápidamente, algo que es necesario durante el proceso de auditoría. Con un sistema de control documental, puedes asegurar que tus documentos tienen identificadores asignados con base en diferentes variables como el nombre del gabinete, el nombre del folder padre, texto personalizado o aun el contador local o global. 

Conclusión

Al automatizar procesos laborales intensivos, las organizaciones pueden asegurarse de que cuando se trata de los requisitos ISO, se cumpla por completo.