Un sistema de control documental es un sistema que es usado para registrar, gestionar y almacenar documentos eficientemente. Con un Sistema de gestión de documentos (SGD), el uso de papel en una empresa se reduce drásticamente. La mayoría de estos sistemas son capaces de mantener un registro de las diferentes versiones de un documento que ha sido creado y modificado por diferentes usuarios. 

Igual que sucede cuando se incorpora cualquier sistema nuevo en tu organización, al introducir un SGD puedes encontrar resistencia por parte de tus empleados. Tu equipo y empleados necesitarán estar convencidos de cómo el sistema beneficiará no solo a la organización, sino también a ellos. 

A continuación listamos los cuatro beneficios principales de un Sistema de Control Documental: 

Ventaja No. 1: Facilita el cumplimiento 

La gestión adecuada de los documentos es el primer paso para lograr la conformidad o cumplimiento. El sistema permitirá a tu empresa prepararse fácilmente para auditorías de terceros y auditorías internas de vigilancia. Permitirá también mantener el control de versiones de documentos para distinguir entre dos versiones, la reconstrucción de documentos y clara visibilidad de cualquier acción que se tome para apoyar al cumplimiento de la gestión de documentos. Tus empleados tendrán acceso seguro al instante para compartir documentos con auditores externos.

Recuerda que el cumplimiento adecuado puede ayudarte a hacer crecer tu negocio al poder vender en industrias reguladas o internacionales. 

Ventaja No. 2: Mejor gestión del conocimiento

Los documentos y registros contienen información crítica para la empresa. Tu organización gestiona cantidades masivas de documentos – contratos, presentaciones de ventas, propuestas, lineamientos de Recursos Humanos, manuales de entrenamiento, material de inducción y más. Un sistema de gestión de documentos desempeña un papel fundamental para garantizar que tu organización pueda administrar todos estos documentos electrónicamente dentro de un repositorio central seguro. 

Un reporte de McKinsey asegura que los empleados utilizan 1.8 horas cada día (9.3 horas por semana) buscando y obteniendo información. Con un Sistema de Gestión de Documentos, tu equipo puede almacenar, administrar, sincronizar y organizar todos los documentos importantes. Cuando necesitas tener acceso a los documentos con urgencia, el sistema te permite clasificar, buscar y consultar la información correcta en el momento preciso. Un flujo de trabajo eficiente de búsqueda de documentos permite a los empleados ahorrar tiempo. 

Ventaja No. 3: Capacitación

Reduce tu tiempo y costo de capacitación. Hazte cargo de la incorporación y capacitación de todos los empleados y asegúrate de que tu organización cumple con todos los requisitos de capacitación e informes. 

La capacidad  de registro del sistema provee procesos y guías claros para programas de capacitación, registro de costos y gastos de capacitación, desarrollo de empleados y planes de sucesión. El sistema también notifica automáticamente a los empleados y supervisores cuando un curso de actualización o nuevo entrenamiento es requerido. 

Ventaja no. 4: Registro de No Conformidades

Las no conformidades surgen con productos que no satisfacen las especificaciones requeridas. La gestión de las conformidades con los procesos manuales para identificar, documentar y rectificar o documentar en papel requiere mucho tiempo. Un sistema de gestión documental puede capturar, gestionar y registrar las no conformidades en la organización. Te permite identificar problemas, arreglarlos y volver al modo de cumplimiento. 

En vez de solo permitirte saber un proceso ha fallado, el sistema te da una ruta clara para entender dónde pudo haber fallado. 

Por qué la gestión de documentos es importante 

Una documentación correcta mejora las operaciones del negocio y el cumplimiento. Una buena documentación demuestra a tus prospectos y clientes que eres una organización profesional. También permite a los dueños delegar las actividades adecuadamente. Más aún, teniendo todos los documentos importantes de tu organización almacenados electrónicamente en forma segura, el sistema garantiza la continuidad del negocio – aun ante un desastre natural. 

Con un sistema de gestión documental funcionando, tu organización y empleados tendrán mayor libertad, tiempo y tranquilidad, permitiéndoles tener tiempo para el crecimiento profesional. 

Consideraciones finales

No hay duda de que un sistema de gestión documental puede traer beneficios tangibles e intangibles a una organización y a las personas que la conforman. Hoy en día, cuando el cumplimiento es el nombre del juego, no se trata de sí o no, sino de cuándo una organización pasa de documentos en papel a documentos electrónicos sin papel. El impacto que un sistema de gestión de documentos tiene en tu organización se puede percibir de inmediato. 

Cualquier organización que quiera estar un paso adelante y cualquier empleado que quiera estar libre de estrés se beneficiará de un sistema de gestión de documentos.