Un sistema de control documental es un sistema que se usa para registrar, administrar y almacenar documentos, reduciendo la dependencia del papel.  También es compatible con la gestión de archivos de conformidad con diversas normativas y sistemas de gestión de calidad para la documentación.

Un Sistema de control documental o SCD es una herramienta indispensable para muchas empresas, especialmente para aquellas que están en Industrias altamente reguladas. Puede provocar cambios impactantes dentro de una organización, como asegurar el cumplimiento, reducir la dependencia del papel, ahorrar costos, protección de los documentos, entre otros. 

Si tu empresa está planeando adoptar esta tecnología, necesitas tener un plan claro para la implementación exitosa.  El primer paso es crear un plan de comunicación.  Esto significa que necesitas discutir detalles importantes con tu proveedor e informar a tu equipo acerca del cambio.  La forma en que comuniques la adopción del SCD tendrá un gran impacto en la percepción y reacción de tus empleados, por lo que tú necesitas creer que la nueva herramienta es exactamente lo que se requiere.

El siguiente paso es crear un plan de implementación. Este proceso puede tomar un largo tiempo, razón por la cual se requiere una cuidadosa planeación.  Decidir cuando el SCD será liberado, la duración del período de entrenamiento y los métodos de capacitación a ser utilizados, así como el proceso de institucionalización, que es el proceso de hacer de la nueva herramienta una rutina para tu equipo. 

Ahora que has planeado todos los detalles importantes, solo necesitas involucrar a tu equipo.  Aquí te mostramos siete formas en las que puedes convencer a tu equipo de adoptar el sistema de control documental: 

1. Explica el valor de un sistema de control documental

Una de las mejores formas de convencer a tu equipo de adoptar el sistema de control documental es dándoles a conocer los beneficios que les traerá.  En otras palabras, ¿qué problemas resolverá el nuevo sistema?, y ¿cómo puede hacer que su trabajo sea más fácil y rápido?  Una vez que estén conscientes de lo que el sistema es capaz de hacer y las formas positivas en las que puede impactar en su flujo de trabajo y resultado final, estarán más dispuestos a adoptarlo con una mentalidad abierta 

Un sistema de control documental ofrece varios beneficios, como asegurar el cumplimiento y reducir el riesgo regulatorio. La mejora en el control de accesos que da como resultado una mayor seguridad de los documentos, mejora la gestión de calidad y la recuperación de desastres para la continuidad del negocio, entre otros.  En resumen, un sistema de control documental es una forma de entregar más valor de forma consistente.

 2. Mayor facilidad en la recuperación

Con un sistema de control documental puedes encontrar los documentos que necesitas mucho más fácil y eficientemente porque todo está digitalizado.  Hay varias formas de localizar los archivos rápidamente: búsqueda por el título del archivo, por la fecha en que fue agregado en el sistema o por el nombre del autor del archivo.  Más aún, muchas de estas opciones de búsqueda permiten a los usuarios buscar el contenido exacto dentro de cada uno de los archivos o por tipo de archivo.

La facilidad para consultar archivos resulta en una eficiencia mejorada, haciendo mucho más simple para los miembros del equipo localizar exactamente los archivos que quieren cuando lo necesitan. 

3. Colaboración simplificada

Hoy en día es crucial para los miembros del equipo trabajar en forma colaborativa para lograr una amplia gama de objetivos en los proyectos en los que están trabajando.  Con un Sistema de control documental, la colaboración se simplifica para que los miembros de los equipos puedan compartir entre ellos todo tipo de documentos como contratos, gráficas, tablas, cálculos, etc., sin ninguna dificultad durante todo el ciclo de vida de un proyecto.  El proceso de aprobación también está automatizado, lo cual mejora el flujo de trabajo. 

Esta habilidad para colaborar significa que los miembros de un equipo pueden acceder a las últimas versiones de los documentos en cualquier momento, desde cualquier lugar, exactamente cuando lo necesitan. De esta manera el trabajo en equipo se vuelve mucho más fácil.  

4. Protección de los documentos 

Cuando tu equipo adopta un sistema de control documental, tus documentos importantes están protegidos para que no terminen en las manos equivocadas.  Solo el personal autorizado puede acceder a los documentos y archivos gracias al confiable sistema de gestión de accesos.  Otras personas no podrán tener acceso a tus archivos protegidos y editarlos.  ¡Tu información está segura!

5. Evita trabajar doble

Una de las mejores cosas de un sistema de control documental es que al estar trabajando en un proyecto, tu equipo puede evitar trabajar doble. El sistema permite que utilices la última versión de un documento, también puedes rastrear fácilmente los cambios y ver quién los hizo.  A la larga, esto reduce tiempo y esfuerzo que podría haberse desperdiciado haciendo trabajo que ya fue hecho.  Evitar él trabajar doble incrementa la eficiencia y productividad, ya que no se desperdicia tiempo ni energía. 

6. Disponibilidad de los documentos 

Un SCD muestra los documentos con unos cuantos clicks.  Esta facilidad de disponibilidad de todo tipo de documentos genera flujos de trabajo y procesos más sencillos.  Los miembros del equipo pueden encontrar fácilmente los documentos que están buscando de inmediato, con tan solo introducir el nombre, el autor o la fecha en que fue agregado al SCD. La facilidad de acceso al documento requerido es un gran beneficio que cada usuario seguramente apreciará. 

7. Mejor comunicación

Por último, un Sistema de Control Documental mejora la comunicación entre los miembros del equipo. Definir códigos de identificación hace más fácil nombrar los documentos; asignar un nombre explícito puede indicar el contenido de un documento. Tu equipo no tendrá que invertir tiempo tratando de imaginar de qué se trata el documento y todos sabrán siempre de qué archivo están hablando. 

Conclusión

Convencer a un equipo de adoptar una nueva tecnología o proceso nunca será un trabajo fácil, y un SCD no es diferente. Como Gestor Documental, tendrás que encontrar formas de convencer a tu equipo. Puede llevar algo de tiempo y esfuerzo, pero las partes interesadas eventualmente entenderán el valor que un Sistema de Control Documental ofrece.