Un sistema electrónico que te permite crear archivos y alimentarlos en un dispositivo electrónico, como una laptop o un desktop, se llama sistema de gestión de documentos. Este sistema hace mucho más que solo crear documentos. Te permite organizar y almacenar un gran número de archivos de forma estructurada, además de que puedes recuperarlos en cuestión de segundos cuando se necesite.

No tienes que recorrer una gran cantidad de archivos físicos y documentos para obtener la información correcta. Solo basta hacer la consulta del archivo requerido utilizando las palabras clave correctas para obtener el resultado en segundos. La cantidad de errores y pérdida de tiempo se reducen notablemente en comparación con el manejo de papeles físicos. 

Las necesidades crecientes de tu organización requieren la organización de datos 

Con la cantidad creciente de datos que una organización maneja diariamente, hacer papeleo puede llegar a ser una tarea tediosa. Un lugar de trabajo desordenado y desorganizado puede ser también un lugar incómodo para trabajar durante nueve horas diarias. Más aún, con el número de archivos aumentando conforme la organización crece, la gestión y organización adecuada puede llegar a ser casi imposible. 

En situaciones como esta, hay que hacer uso de la tecnología para hacer los procesos en tu lugar de trabajo más fáciles y transparentes. Si bien esta es una idea muy general de cuándo necesitas un sistema de administración de documentos o DMS, puede ser difícil identificar exactamente en qué momento pasar de los documentos físicos a un sistema electrónico de gestión. 

Retos de Un Software de Gestión Documental

Hay varios retos que afrontar. Hacer que todos entiendan las expectativas y actúen según se requiere, constituye por sí mismo un reto. Proteger el trabajo y estandarizarlo se convierte también en algo crucial. El papeleo no es un estándar de la gestión de documentos, debido a las deficiencias que presenta, por ejemplo, en el tema de la seguridad. La necesidad de proteger los datos de la organización nunca había sido tan urgente como ahora. La protección de información sensible es un reto que se hace mayor cuando se busca certificarse de acuerdo a las regulaciones de gestión de documentos. 

¿Cuándo necesitas un sistema de gestión de documentos?  

Gestión de Calidad

Con los documentos y la información en papel, las posibilidades de cometer errores humanos son altas.  Nunca podrás estar seguro si los datos introducidos manualmente están correctos o no. Un Sistema de Gestión de Calidad, SGC, puede estar más estructurado si incorporas un Sistema de Gestión de Documentos que maneje digitalmente todos los datos en tu organización. Almacenar y organizar los datos en un solo lugar permite a cada empleado recuperar fácilmente cualquier archivo y actualizarlo. Más aún, asegura que todos los cambios se reflejen correctamente y el trabajo colaborativo se vuelve muy sencillo. También permite identificar si hay conflicto entre procesos, pues el sistema te alertará cuando haya copias duplicadas. 

La conformidad es crítica para el crecimiento de la organización

Cuando buscar tener la certificación en gestión documental, la información documentada, el control de documentos y la distribución de los documentos son una parte importante del proceso.  Las regulaciones de conformidad requieren que sigas rigurosamente los procedimientos para asegurar que la tediosa tarea de certificación sea simplifique. Necesitas tener un sistema digital que pueda manipular tus documentos sin errores. El papeleo solo incrementará el caos y no te permitirá controlar efectivamente cada documento en tu organización. Necesitas una interface sencilla que puede estar accesible al personal autorizado, que esté muy bien organizada y sea fácil de utilizar. 

La seguridad de los datos es la principal preocupación de tu organización

Muchas organizaciones manejan datos que son sensibles y clasificados. Mantener estos datos en papel y almacenarlos en documentos en espacios físicos es una mala elección si tu principal preocupación es protegerlos de caer en manos equivocadas. Lo mejor que puedes hacer es mudar todos los datos de tu organización y de los clientes a un sistema de gestión de documentos electrónicos. Un SGD elimina la necesidad de tener evidencia física y almacena todo en la nube. Solo el personal autorizado con el identificador y password correctos podrán acceder a los datos, que estarán sanos y salvos. 

Institucionalización y trabajo colaborativo

Cuando tus empleados tiene que buscar entre una gran cantidad de papeles físicos diariamente, aun para las tareas más sencillas, puede ser muy difícil atender bien a los clientes y colaborar no solo en el mismo equipo sino entre diferentes departamentos. El trabajo colaborativo es la clave para el éxito de cualquier tarea en el trabajo. Cuando trabajar en conjunto se ha vuelto indispensable en tu organización, es tiempo de implementar un sistema de gestión de documentos para poner al alcance de todos la herramienta que requieren. Adicionalmente, reduce la dependencia en las personas y te ayuda a enfocarte en nuevos proyectos. Los archivos pueden ser enviados a otros miembros del equipo y también entre departamentos en formato digital, los retrasos o errores humanos se reducen al mínimo. 

Conclusión

 Para simplificar los procesos en tu organización, lograr la certificación y emprender el cambio de institucionalizar exitosamente, la gestión de documentos es un paso esencial y crucial.  Solo un sistema efectivo de gestión de documentos puede ayudarte a lograrlo, al tiempo que protege los datos sensibles y la información clasificada, mejora tu organización de archivos y estandariza la forma en que los procesos y sistemas funcionan en tu empresa.