Un Sistema de Gestión de Calidad efectivo es esencial tanto para empresas grandes como para pequeñas.

El SGC ayuda a las empresas a cumplir con los estándares y objetivos de calidad predefinidos. Permite generar productos y servicios que cumplen no solo con las expectativas del cliente, sino que generalmente las superan todo el tiempo.  

Hay muchos beneficios de un Sistema de Gestión de Calidad exitoso, tales como reducir el desperdicio, mejorar los procesos de control, disminuir los costos, comprometer y empoderar a los empleados y exceder las expectativas de los clientes. 

En este blog te mostraremos 10 elementos cruciales de un buen Sistema de Gestión de Calidad.

¡Empecemos! 

1.    Establecimiento de objetivos de calidad claros

Tu primer paso para establecer un buen Sistema de Gestión de Calidad es determinar los objetivos. Puedes incluir, por ejemplo, procesos y procedimientos en los que te gustaría certificarte. 

A partir de este punto necesitas establecer tus objetivos claramente en una política de calidad, misma que debe estar accesible fácilmente y ser entendida por todos los miembros en tu organización. 

También es importante determinar qué procesos son los más esenciales en tu organización.  Después, estos procesos deben ser priorizados basados en tus recursos disponibles tales como tiempo y dinero.

2.    Gestión del conocimiento 

Tu siguiente paso es establecer si tu organización tiene el conocimiento, las habilidades y el tiempo para ejecutar los procedimientos de gestión de calidad.  

Puedes considerar brindar capacitación a tus empleados actuales para asegurar que tengan el conocimiento de los siguientes pasos en el camino a la calidad.

Adicionalmente, podrías incluso considerar contratar a nuevos miembros en el equipo o a un consultor experimentado con las habilidades correctas para asegurar que la implementación del sistema de calidad sea exitosa.

También debes tener en consideración un sistema de control documental. Es esencial para distribuir, mantener y proteger los datos y conocimiento en tu organización.  Provee trazabilidad dentro de tu empresa; podrías necesitar saber qué cambió, quién lo cambió y quién aprobó el cambio.  Los empleados también son informados fácilmente acerca de los cambios en los documentos.

3.    Compromiso del Liderazgo 

El involucramiento del liderazgo y su compromiso es un componente indispensable en un sistema de calidad exitoso.

Cuando los empleados tienen líderes que son decididos, tienen un 56% más de probabilidades de trabajar arduamente y ser más dedicados. 

Los líderes exitosos promueven la visión de una compañía, refuerzan fuertemente los valores y las creencias y toman acciones necesarias para hacer de la visión una realidad.  Con frecuencia, inspiran a otros a hacer lo mismo 

Es importante reconocer las contribuciones de tus empleados y darles una retroalimentación positiva.   Necesitarás asegurar que hay recursos suficientes dispuestos a ayudar a mejorar tus procesos de calidad. 

4.    Compromiso de las personas 

Las personas en tu organización necesitan ser empoderadas, tener el conocimiento y estar comprometidas en la entrega de la calidad para tu organización y, por lo tanto, para tus clientes.  

Las organizaciones con los empleados más comprometidos logran un incremento en la productividad del 15% y hasta 30% más en los niveles de satisfacción del cliente. 

Las organizaciones deben estar comprometidas a construir un medio ambiente donde sus empleados estén comprometidos. 

Las investigaciones han demostrado que tener empleados comprometidos es el resultado de una cultura positiva en el lugar de trabajo. Una cultura que promueve relaciones significativas entre los compañeros de trabajo y los gerentes brinda apoyo, inspira y enfatiza la importancia del trabajo realizado. 

5.    Enfoque en el cliente

 Para crear un buen Sistema de Gestión de Calidad debes mejorar consistentemente, con base en los requerimientos de tus clientes y las expectativas de tus productos y servicios.

Un sistema de retroalimentación efectivo entre clientes y empleados puede ayudar a la mejora del proceso.  Esto asegurará que los productos y servicios continúen cumpliendo con los requisitos del cliente. 

6.    Enfoque basado en procesos 

Los procesos de calidad serán incorporados en la operación de tus negocios, pero la efectividad de estos necesita ser consistentemente revisada para mejorar.

Un método eficaz para dar seguimiento a las actividades en curso es utilizar un software de control de documentos, como Cordage, que almacena todos tus datos de forma segura, precisa y, por supuesto, permite que estén accesibles siempre que lo necesites.

7.    Mejora continua 

Un buen Sistema de Gestión de Calidad permitirá a las personas y los procesos dentro de tu organización mejorar continuamente. 

Una consideración importante podrían ser los estándares en la industria para algunos procesos así como las expectativas del cliente. Esto se relaciona con el paso 5, que destaca la importancia de enfocarse en los clientes y recibir retroalimentación de ellos.

Los empleados también pueden proveer puntos de vista valiosos al interior de los procesos y sistemas.  Recibir sus comentarios probablemente en la forma de encuestas puede ayudarte  a mejorar los procesos de calidad. 

8.    Toma de decisiones con base en la evidencia

Tomar decisiones a partir del análisis de los datos es un método efectivo para  lograr los resultados deseados para tu organización.

Hacer investigaciones y análisis de manera continua es un elemento importante en el éxito de tu Sistema de Gestión de Calidad.

9.    Gestión de las relaciones 

Es importante establecer buenas relaciones con los proveedores tercerizados y los socios 

Tómalos en cuenta cuando estés creando e implementando tu Sistema de Gestión de Calidad.  Informales de los nuevos procesos y procedimientos que podrían afectarlos y escucha cualquier preocupación que pudieran tener.  Esto los hará sentirse parte de tus negocios.

Trabaja con tus proveedores y socios para mejorar continuamente procesos y procedimientos.  Al final esto resultará en un producto o servicio de mayor calidad.

10. Gestión de riesgos 

Un buen Sistema de Gestión de Calidad permite la identificación de los riesgos antes de que ocurran.

Las acciones preventivas deben formar parte de tu rutina diaria y ser establecidas claramente en tu Sistema de Gestión de Calidad. Deberían incluir riesgos potenciales desde todos puntos de vista de tu organización, incluyendo a los proveedores tercerizados.

Mensaje para llevar:

Hemos identificado algunos elementos importantes directamente relacionados en la implementación exitosa de un sistema de gestión de calidad en tu organización. Sin embargo, para poder generar productos y servicios de alta calidad debe haber un compromiso con el proceso por parte de los líderes, empleados y socios.