¿Qué es una estrategia de gestión de documentos? 

La gestión de documentos es una función importante que es esencial para el éxito de las organizaciones. También conocida como Sistemas de Gestión de Documental o DMS, la gestión de documentos se refiere al uso de procesos estandarizados y prácticas para crear, compartir, almacenar, recuperar, retener y desechar información dentro de una organización.

La estrategia de gestión de documentos es un lineamiento o guía que explica la forma en que la organización gestionará sus documentos, tanto físicos como electrónicos, durante el ciclo de vida del documento. Sirve como un mapa para generar, registrar, archivar y desechar documentos conforme se requiera. La estrategia de gestión de documentos establece las mejores prácticas para administrar documentos de acuerdo a su ubicación, autor, acceso, actualizaciones programadas, distribución y fechas de destrucción. 

¿Por qué es importante una estrategia documental? 

Las empresas generan enormes cantidades de documentos. Cada día, alrededor de 2.5 trillones de bytes de datos son creados. Cada minuto los usuarios envían 156 millones de correos electrónicos, y se espera que aumente en los siguientes años. Dado la gran cantidad de volumen de información que las empresas manejan cada día, tener una buena estrategia de control documental es muy importante para organizar datos complejos.  

Los documentos necesitan ser gestionados durante su ciclo de vida 

Una estrategia de gestión de documentos: 

●      Mejora el acceso a los datos

●      Disminuye las discusiones y el riesgo de incumplimiento 

●      Protege la información crítica 

●      Reduce los costos de operación

●      Mejora la calidad

●      Mejora la satisfacción al cliente 

●      Aumenta la eficiencia y la productividad

ISO 9001 y tu estrategia de gestión documental 

Contar con una estrategia de control documental es de vital importancia para la organización que está buscando una certificación ISO: 9001. De acuerdo a los lineamientos de ISO, una organización debe tener documentos que contengan los procedimientos, estándares y procesos internos. Estos documentos demuestran que la organización puede entregar consistentemente servicios y productos de calidad. 

La estrategia de gestión de documentos está conformada por tres etapas:

 Preparación:

■  Cómo prepararse para implementar una estrategia de gestión de documentos 

 Implementación:

■ Qué pasos seguir para implementar una estrategia de gestión documental 

Optimización:

■  Qué medidas preventivas y procesos deberán ponerse en marcha para mantener la gestión documental 

Preparación

Paso 1: Identifica los documentos actuales

El primer paso es identificar los documentos que la organización utiliza. El equipo designado generará un inventario de todos los documentos en cada uno de los departamentos de tu organización. El equipo revisa la ubicación de cada uno de los documentos e identifica la disponibilidad de los mismos.

Hacer un inventario ayuda a identificar y clasificar los documentos en alguno de estos tipos: 

• Registros
• Documentos personales
• Materiales de referencia
• Copias 
• Información de clientes 
• Formatos

Paso 2: Auditar tus documentos

El siguiente paso es auditar los documentos para ver cuáles son válidos y cuáles no. Para hacerlo, pregunta a las partes interesadas internas y externas qué documentos ocupan actualmente. Esta auditoría ayuda a identificar los diferentes tipos de documentos que tu organización utiliza diariamente y cuáles requieren disponibilidad inmediata. 

Paso 3: Identifica las partes interesadas

Los documentos tienen un ciclo de vida. Generalmente, empieza con la creación, aprobación, categorización, transferencia, distribución, uso colaborativo, consulta, almacenamiento y destrucción. El tercer paso de la formulación de la estrategia incluye identificar quiénes están involucrados en cada una de las etapas de este ciclo de vida, incluyendo la aprobación, rechazo o la obsolescencia de los documentos. 

Paso 4: Explica el valor de una estrategia de control documental

La gestión documental es una actividad diaria que necesita la aceptación de toda la organización. Es importante para las personas saber por qué la estrategia de control documental es esencial para la empresa. Explica los beneficios de la estrategia a las partes interesadas para asegurar la aceptación. 

Paso 5: Crear un plan de implementación 

Define quién, cómo y cuándo se implementará la estrategia. Designa un equipo de proyecto que esté conformado por personas de los principales departamentos de la organización. Evalúa el sistema existente de retención de documentos y cómo se reciben, revisan, almacenan, actualizan y destruyen. Establece los periodos de tiempo para la implementación de la estrategia. 

El plan necesita definir: 

● La forma en que los documentos serán recibidos, revisados, procesados, recuperados, almacenados y eventualmente removidos

● Si los procesos serán estándar para toda la organización o deben ser personalizados para cada departamento

● El periodo de tiempo para completar cada etapa 

● Cuál será el tratamiento de los documentos obsoletos 

Implementación

Paso 6: Define el alcance de tu sistema de control documental 

El éxito de tu estrategia de gestión documental depende de una adecuada definición del alcance que a su vez deberá considerar las necesidades actuales y futuras de la organización. Es importante determinar el alcance basado en las metas a largo plazo de la empresa para que los sistemas actuales de gestión documental no sean insuficientes cuando la organización crezca en el futuro. 

Paso 7: Elige el software correcto

Este paso incluye elegir entre un sistema de gestión documental on-premise o basado en la nube.  Evalúa los requerimientos mínimos que el sistema de control documental necesita tener de acuerdo a tus necesidades de negocio. 

Optimización

Paso 8: Involucrarse en el seguimiento

Da seguimiento al staff para ver si los procesos y actividades asignadas se están completando. Es  importante reforzar el valor de las iniciativas comunicándolas a las partes interesadas. Asegúrate de que todos están familiarizados con el sistema de gestión documental y de que  los procedimientos adecuados se siguen al crear, recuperar y almacenar documentos. 

Paso 9: Motivar a las partes interesadas

La gestión documental es un concepto abstracto, y muchas personas en la organización podrían no estar seguras de estar haciendo las cosas correctas. Reafirma y motiva a las personas compartiendo y celebrando las métricas exitosas.

Paso 10: Pregunta qué puede hacerse mejor

Buscar retroalimentación constante ayudará a asegurar que la gestión de documentos llegue a ser parte de la cultura de la mejora continua.

Pregunta a las partes interesadas qué pasos pueden ser agregados, eliminados, modificados para mejorar la eficacia del sistema de gestión documental. 

Conclusión

Una encuesta aplicada a los dueños de empresas reveló que el costo de gestionar los documentos era aproximadamente de $2,152 por año, y que tardaban aproximadamente una hora buscando documentos. La gestión de documentos es una serie de actividades que están diseñadas para mitigar el costo y ahorrar tiempo. Por una parte, la gestión de documentos requiere aceptación, por otra, es crucial sentar las bases y explicar el valor de un Sistema de Gestión de Documentos a todos los interesados. Las herramientas de software pueden hacer que la gestión de documentos sea más fácil y efectiva al automatizar tareas y actividades repetitivas.