Una empresa puede proveer productos y servicios de calidad solo si cuenta con los procesos correctos. La eficiencia operativa de una organización se basa en su capacidad para soportar las actividades de mejora continua. 

En este contexto, la eficiencia operacional es la maximización del valor para el cliente, usando el mínimo número de recursos.

El software de gestión documental almacena, comparte y controla la información entre los diferentes departamentos de la empresa en una ubicación centralizada.

Esto asegura que los documentos creados y almacenados contienen las últimas versiones y están accesibles fácilmente para las personas correctas. 

Una organización requiere eficiencia operativa para alcanzar la mejora continua de conformidad con los lineamientos y sin complicaciones. 

Los cinco desperdicios principales (o Mudas) que las organizaciones deben evitar 

De acuerdo con los principios de la manufactura esbelta, hay cinco desperdicios (o Mudas) que pueden frenar la eficiencia operativa de una organización.

Estos incluyen: Defectos, exceso de procesamiento, sobreproducción, demora e inventarios.

Estos necesitan ser eliminados si las compañías quieren desarrollar la eficiencia operativa que se requiere para apoyar tanto a la innovación como a los productos y servicios diferenciados.

¿Cómo pueden los sistemas de gestión documental reducir el desperdicio? 

1. Reducen el número de errores y defectos

La gestión de calidad es un proceso complicado, y hay un cierto margen para las fallas. Pero estas fallas pueden implicar una cantidad significativa de tiempo y esfuerzo para ser corregidas; además, reducen la eficiencia operativa. Esto es justo lo que los sistemas de gestión documental eliminan. 

Al recopilar todas las actualizaciones recientes de un proceso en la última versión del documento, los sistemas de gestión de documentos realzan el registro detallado de defectos en la sección de revisión del documento.

De esta manera, los empleados tienen una clara idea de los problemas que necesitan ser atendidos y los cambios futuros que necesitan hacerse para asegurar la calidad en un 100%.

2. Eliminan la necesidad de procesos no deseados 

Una de las mayores ventajas de los sistemas de gestión de documentos es la automatización, desde la creación de documentos hasta la capacitación, la comprobación y el cumplimiento, absolutamente todas las etapas pueden automatizarse, lo que reduce el error humano.

 Los procesos innecesarios y demasiado complicados, que resultan de la documentación manual, pueden eliminarse y, en su lugar, pueden adoptarse solo los procesos más directos. Esto aumenta enormemente la eficiencia operativa.

De hecho, cuando la atención se centra en lograr la eficiencia de la operación de gestión de documentos, deberá hacerse que las empresas presten atención a sus procesos de calidad y agilicen estos procesos.

3. Aseguran que los documentos no estén duplicados 

Imagina que tienes diez versiones diferentes del mismo archivo en tu sistema. ¿No desperdiciarías mucho tiempo y esfuerzo revisando cada archivo para encontrar la versión más reciente o la más relevante? Un sistema de gestión de documentos puede ser la solución a este problema. 

Estos sistemas contienen una funcionalidad de versionamiento muy robusta que almacenan las versiones antiguas del documento y ponen a disposición una copia con los últimos cambios. Si los usuarios quieren utilizar o ver las versiones antiguas, pueden consultarlas en el sistema y si es necesario, regresar a la versión antigua rechazando los cambios. 

Esta característica ofrece una ventaja distintiva. No habrá duplicidad de documentos cada vez que los cambios se incorporan. Solo tendrás el archivo que contiene toda la información que necesitas, incrementando tu eficiencia operativa significativamente y dándote toda la información que necesitas en un solo lugar. 

4. Reducen el tiempo usado para la búsqueda de documentos 

Una de las pocas formas en que una empresa puede desarrollar la eficiencia de la operación de gestión de documentos es reducir a la mitad el tiempo dedicado a localizar un archivo. Aquí es exactamente donde un sistema de gestión de documentos ayuda. 

En primer lugar, estos sistemas tienen la facilidad de etiquetar los documentos usando palabras clave especiales. Una vez que esta palabra clave se carga en el cuadro de búsqueda, se extraen todos los documentos relacionados. Además, se tiene un identificador de documentos personalizados, que se generan automáticamente cada vez que se crea un documento. Estos identificadores  también se pueden usar para buscar documentos específicos, lo que reduce el tiempo de búsqueda.

En segundo lugar, los sistemas de gestión de documentos vienen integrados con herramientas de comunicación interna como mensajes en el software y correos electrónicos. Ahora, los usuarios de documentos pueden dejar comentarios o notas, que otros usuarios pueden leer a detalle. También puede proponer revisiones y cambios, que pueden ser aprobados por los gerentes más adelante.

De esta manera, no necesitas programar reuniones para revisar los problemas relacionados con los documentos, y la colaboración entre equipos es mejor.

5. Ayudan a controlar el inventario de procesos 

Muchas empresas tienen una estrategia de calidad no estandarizada y sin objetivo, que se refleja en muchos procesos innecesarios. Esto puede conducir a la ineficiencia operativa cuando se implementan regularmente.

El sistema de control documental puede determinar los procesos actuales que son necesarios para la compañía y proveer mayor claridad del estado actual de la empresa, así como identificar las fortalezas y debilidades en la gestión de calidad. Ahora, los empleados pueden determinar qué se debe hacer para garantizar que se genere valor a largo plazo para los clientes. Pueden minimizar los procesos no deseados y maximizar los procesos que agregan valor real. 

Notas finales

Como hemos visto, los desperdicios en la manufactura esbelta son los mismos que se observan en la gestión de documentos. La única forma de lograr la verdadera eficiencia de la operación de gestión de documentos es implementar un software o sistema de control y gestión de documentos que te ayude a eliminar todos estos desperdicios.