Hacer crecer y alimentar una empresa es una tarea extremadamente retadora. Pero una de las actividades clave que los emprendedores pueden hacer para facilitar el crecimiento del negocio, es la gestión de documentos electrónicos. 

La gestión de documentos es el proceso de almacenar toda la documentación vital de la organización para crear un repositorio de datos que puede ser rastreable y que puede ser usado como modelo para la gestión de calidad. Cuando la gestión de documentos se mueve de almacenamiento físico a online, se llama gestión de documentos electrónicos. 

Pero ¿cómo ayuda al crecimiento de la organización el registro, almacenamiento y control electrónico de datos? Aquí de décimos cómo: 

1. La gestión de documentos electrónicos permite a las organizaciones crecer rápidamente

Conforme tu organización crece y necesitas incrementar tu tecnología y operaciones, también tendrás muchos documentos más que manejar. Gestionar tal cantidad de documentos puede ser un problema y puede consumir tiempo que podrías utilizar en la planeación del crecimiento de la organización. 

Pero cuando tienes un software de gestión de documentos electrónicos, puedes automatizar fácilmente el proceso de creación de documentos, la revisión y almacenamiento. Adicionalmente, estos sistemas están diseñados para almacenar y procesar millones de documentos asegurando que nunca se termine el espacio. 

2. Es el primer paso para obtener una certificación de calidad 

Una de las certificaciones básicas que cada organización debe lograr para tener éxito en el mundo es una certificación ISO. Estas certificaciones son la prueba de que tu organización es transparente, alineada a las normas y que sigue las mejores prácticas de calidad. 

Uno de los requisitos clave para la certificación ISO es la documentación. Miles de documentos deben ser enviados durante el proceso, y esta actividad puede hacerse más fácil con un software de gestión de documentos. 

Estos sistemas te permiten registrar la evolución de los documentos, los cambios en el proceso y las mejoras de calidad iniciadas por la organización. 

3. Puede reducir tus emisiones de carbono y ayudarte a llegar a ser una organización sustentable 

Un proceso de gestión de documentos físicos implica el uso de papel para imprimir tus datos. Si necesitas crear miles de documentos, se traduce en la tala de cientos de árboles. También significa utilizar tinta para la impresora, que es un contaminante y un desperdicio de energía eléctrica para que funcionen las impresoras, actividad que contribuye al cambio climático. En conjunto, estas actividades incrementan la emisión de carbono haciendo no sustentable tu empresa. 

Todo esto puede evitarse cambiando a un sistema de gestión de documentos electrónicos.  Además, no tienes que preocuparte de rastrear tus documentos físicos; puedes encontrar todos tus registros electrónicos en una sola base de datos. También puedes tener ahorro en tinta, papel e impresoras, recursos económicos que puedes utilizar en el crecimiento de la organización. 

4. Ofrece un alto nivel de control de documentos y de seguridad 

Tus documentos corporativos pueden contener información confidencial, que no puede caer en manos de los competidores. Un documento físico está expuesto a pérdida o a que sea compartido ilegalmente. Podrías gastar  mucho tiempo y dinero protegiendo estos documentos, recursos que pueden ser utilizados en la expansión comercial. 

Pero los documentos almacenados en sistemas de gestión de documentos electrónicos no tienen estos problemas. Este software puede ser programado para controlar las vistas y distribución de tus documentos. De este modo, solo las personas autorizadas para ver, editar, y compartir tus documentos pueden hacerlo. Adicionalmente, los documentos pueden estar protegidos con password, estar encriptados y estar seguros en el sistema electrónico. Esto no es posible con la documentación física. 

5. Ofrece mucho mayor funcionalidad que un archivero 

Cuando nos referimos a documentos de negocio, no solo nos referimos a los archivos y folders con datos escritos. También nos referimos a los correos electrónicos, videos e infogramas corporativos, modelos de productos 3D, proyectos de negocios y más. Todos estos también necesitan ser documentados cuando estás trabajando en la gestión de calidad. 

Un archivero físico no puede soportar estos formatos de datos, pero el software de gestión de documentos electrónicos sí. Tu nuevo sistema electrónico no es solo un reemplazo del archivero; Es mucho más que eso. De hecho, el software hace que tu almacenamiento sea más eficiente y evita la necesidad de gastar en otras tecnologías.

6. Simplifica todo el proceso de gestión de documentos 

Finalmente, un software de gestión de documentos electrónicos hace todo el proceso de creación de documentos, aprobación, revisión, compartición y borrado extremadamente fácil y rápido. No necesitarás contratar personal adicional para trabajar en esto porque podrás automatizar estas tareas. 

Esto te dará la holgura que necesitas para concentrarte en tu expansión comercial. 

Conclusión

La gestión de documentos electrónicos, cuando se implementa en forma correcta, puede ayudar al crecimiento de tu negocio en forma ordenada, proteger tu información sensible y ayudarte a lograr la certificación de calidad.

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