El control documental es una actividad profesional cuyo propósito es asegurar procesos y prácticas controlados para crear, revisar, modificar, distribuir y dar acceso a documentos. 

Un sistema de control documental apoya la gestión de documentos de acuerdo con SGC y regulaciones ISO. 

Las revisiones más recientes de los estándares ISO 9001 (validada en 2015) mostró sorprendentes resultados por las diferencias en la terminología que se ha usado. La revisión hace referencia a dos tipos de información documentada – documentos (que contienen información) y registros (que retienen información). El ISO 9001 requiere que la organización mantenga cinco tipos de información documentada (documentos) y retenga 22 tipos de información documentada (registros).

En un SGC, el control documental puede establecer la forma en que el contenido puede ser administrado según los requerimientos del ISO 9001:2015. Aquí te mostramos siete formas en las que un sistema de control de documentos puede mejorar tu SGC:

1. Control de versiones

Una de las características más importantes de un sistema de control documental es la habilidad de registrar y reportar cualquier cambio en un documento. Asegura que la versión actualizada y aprobada es la que está disponible, y que las versiones anteriores no puedan ser utilizadas (para evitar el uso de datos obsoletos). Esto resulta muy importante porque todos los cambios que se hagan en los documentos de procesos y procedimientos – derivados de actualizaciones – deben reflejarse en el sistema de gestión de calidad.

2. Mejor distribución

El estándar ISO 9001:2015 es más flexible en la reutilización de la información, mantiene las versiones más recientes de un documento más fácilmente y amplía el margen para distribuir información documentada. Un sistema de control documental ayuda a centralizar los datos, haciendo más fácil la creación, aprobación y distribución de los documentos. 

Con los sistemas de control documental basados en la nube, las organizaciones pueden habilitar el trabajo colaborativo en tiempo real entre la fuerza laboral que está en diferentes regiones. 

3. Automatización de tareas

Ningún documento es igual a otro, cada tipo de documento puede tener responsables, aprobadores o flujos de trabajo diferentes en la organización y necesita gestionarse en forma individual. Las tareas de automatización ayudan a gestionar los documentos eficientemente y habilitan flujos de trabajo dedicados para cualquier tipo de documento, cada uno con su propia ruta. 

Un sistema de control documental efectivo puede garantizar que todos los documentos son automáticamente enrutados, revisados y aprobados por las partes involucradas.  

4. Relaciona claramente documentos y el SGC

El control documental mantiene documentación de calidad tales como Acciones Preventivas y Correctivas, Procedimientos operativos estándares, instrucciones de trabajo, capacitación de los empleados y reportes de no conformidad. Todos estos documentos se almacenan en un repositorio de control de documentos que permite el registro de las versiones, aprobaciones, administración de políticas, notificaciones, y otras características.

5. Establece el ciclo PHVA en la gestión documental

El ciclo PHVA (Planear-Hacer-Verificar-Actuar) es importante para los diferentes elementos y requerimientos de un SGC. Es un ciclo de mejora continua y el proceso nunca termina. Aun cuando no es un requisito de ISO 9001:2015, es recomendable implementarlo. Con un sistema de control documental, el ciclo PHVA puede aplicarse en diferentes procesos en la organización. 

6. Facilita las auditorías

Las cuatro categorías de cumplimiento que los auditores revisan son: 

1. Acceso y autentificación

2. Gestión de documentos

3. Seguridad e integridad de los documentos

4. Retención y destrucción

Proporcionar documentación lista para auditoría es un factor clave para demostrar un control documental eficaz. 

Un sistema de control documental puede garantizar que las categorías de cumplimiento mencionadas arriba sean cubiertas, asegurando que los documentos están disponibles, que se pueden hacer búsquedas y recuperarlos, que están actualizados a las últimas versiones y se mantienen seguros. También puedes establecer periodos de retención consistentes para que los documentos estén disponibles durante una auditoría, con un control de versiones eficiente   y respaldos realizados regularmente y en tiempo. 

7. Mejora la gestión de documentos

Con un sistema de control documental, puedes implementar las mejores prácticas en la administración de tus documentos regulados para lograr el cumplimiento con la calidad requerida, reducir los  tiempos y costos involucrados con el registro de documentos perdidos y asegurar el almacenamiento seguro de los archivos digitales. 

Conclusión

No hay duda de que el control documental es un componente crítico del sistema de gestión de calidad. Es la base de la gestión de calidad y juega un rol crítico en el seguimiento de los procesos de calidad. Si tu organización está regulada por ISO, un sistema de control documental es indispensable.