Introducción 

Cada organización posee un conjunto único de necesidades y objetivos con respecto a la calidad. Cuando es tiempo de seleccionar el sistema digital de gestión de calidad, las organizaciones certificadas tienen la opción de elegir entre dos tipos de métodos de entrega – una solución de software basado en la nube o una solución on-premise. Cualquiera de estas soluciones tienen sus propias fortalezas y debilidades, por lo tanto, elegir el Sistema de Gestión de Calidad correcto dependerá de qué tan bien cada sistema pueda cubrir las necesidades particulares de la organización, así como de los requerimientos de la industria. 

Algunas consideraciones 

Al elegir un Sistema de Gestión de Calidad – ya sea invertir en un Sistema de Gestión de Calidad basado en la nube o en uno on-premise – una organización debe considerar varios factores.  Estos incluyen una variedad de políticas, el tamaño de la organización, los propósitos de TI, el tamaño del departamento de TI y el presupuesto. Aquí hay un listado a detalle para revisar cada una de estas consideraciones. 

Políticas 

Hay dos tipos de políticas que deben ser consideradas al invertir en un Sistema de Gestión de Calidad:

• Políticas organizacionales 
• Políticas regulatorias 

Políticas organizacionales 

El departamento de TI dentro de una organización está regulado por una serie de políticas internas. Estas incluyen políticas con respecto a la seguridad de la información y a la privacidad de los datos dentro de la organización. Los departamentos internos ofrecen cierto tipo de seguridad, pero puedes esperar algunas deficiencias (como por ejemplo una brecha en la seguridad de los datos) que podrían causar daño a largo plazo en la reputación de tu empresa. 

Otro aspecto a considerar es la solución que la infraestructura de la organización puede soportar: software basado en la nube o una solución on-premise. 

También necesitarás considerar la política de almacenamiento de datos de tu empresa.

Política regulatoria 

Muchas empresas operan bajo una forma de control regulatorio u otro – sin importar a qué industria pertenezca. Para las empresas que están sujetas a regulaciones, es muy importante que sepan dónde están sus datos en cualquier momento. Una opción on-premise funciona bien.

Las políticas del país y las definiciones estándar que algunas industrias requieren implican consideraciones especiales cuando tiene que ver con el flujo de datos, que a través de las fronteras geográficas está prohibido en algunos países. Por ejemplo, varios países han puesto barreras para el flujo de datos entre fronteras y los documentos no pueden dejar un país y entrar en otro. 

Las políticas del país que restringen a las organizaciones para compartir información con una de sus sucursales en otro país deben almacenar y procesar sus datos localmente. En estos casos una solución on-premise es la mejor opción.

La madurez organizacional 

Invertir en una solución basada en la nube o en una solución on-premise dependerá en gran parte de la preparación de la organización y sus capacidades expresadas a través de sus empleados, procesos, datos y tecnologías, así como de las prácticas para medir que se lleven a cabo consistentemente.

Si el tamaño de tu departamento de TI es pequeño, entonces definitivamente obtendrá un beneficio de una solución de software as a service basado en la nube. Los beneficios de una solución basada en la nube para una organización que tiene un número limitado de personal de TI son inmensos:  

• Tu personal de TI no tendrá que cuidar el software 7 x 24.  El proveedor de servicio mantendrá el sistema 
• Sin un software on-premise que ejecutar, el personal de TI puede concentrarse en otros aspectos importantes de la organización 
• Con una solución basada en la nube se requieren menos parches de seguridad 
• Con el proveedor haciéndose cargo de todo, desde la implementación y el hospedaje, hasta el mantenimiento y la seguridad, tendrás menos infraestructura que administrar.

Una solución on-premise es una opción ideal si tu organización tiene un equipo de TI robusto para administrar y mantener el hardware, administrar las actualizaciones, ejecutar los respaldos y mantener el software en condiciones óptimas en cualquier momento. . 

Apertura de TI a la nube 

El departamento de TI dentro de tu organización podría estar inseguro de adoptar una solución en la nube si el proveedor no ofrece un nivel de seguridad satisfactorio o si la arquitectura de la nube no es adecuada para la arquitectura existente dentro de la configuración de la empresa. El Sistema de Gestión de Calidad en la nube también debe poder interactuar con otros sistemas. Debe ser capaz de extraer e insertar datos de otros sistemas como ERPs, MES, LMS, y DCS. Todos estos criterios pueden trabajar a favor de una solución on-premise en vez de una solución en la nube. 

Antigüedad promedio de la infraestructura de TI 

Una consideración importante es qué tan antigua es la infraestructura de TI de la organización. La edad promedio de la infraestructura de TI mide qué tan antigua o qué tan nueva es la infraestructura actual de TI. Infraestructura antigua y obsoleta puede indicar costos inminentes de actualización y/o problemas potenciales con el desempeño de las TI. 

La infraestructura de cómputo en la nube es diferente de la infraestructura tradicional de TI. Si la organización ha gastado recientemente varios miles en la compra de un equipo o servidor actualizado, entonces el departamento de TI podría necesitar esperar para comprar un Sistema de Gestión de Calidad basado en la nube.

Aversión a los riesgos de TI 

Debido a la aversión natural a los riesgos de ciertas industrias, una solución basada en la nube no siempre se percibe como la mejor solución para un Sistema de Gestión de Calidad.  Sin embargo, es importante tener en mente que las anteriores preocupaciones acerca del cómputo en la nube no son solo mitos antiguos, pero también que las soluciones en la nube ahora son muy confiables. 

Presupuesto para el Sistema de Gestión de Calidad 

Desde el inicio, el costo ha sido un obstáculo o barrera que detiene a las organizaciones – especialmente a las pequeñas – de obtener los beneficios de los más recientes y mejores Sistemas de Gestión de Calidad. Sin embargo, con la proliferación de la tecnología basada en la nube, el escenario ha cambiado.  Pero no significa que el presupuesto no juegue un papel importante en la decisión con respecto invertir en un Sistema de Gestión de Calidad basado en la nube o un Sistema de Gestión de Calidad on-premise. 

Tu presupuesto y la forma en que estás dispuesto a gastar tu dinero es un factor crucial que determinará qué tipo de Sistema de Gestión de Calidad comprarás eventualmente.  Anteriormente, los gastos de TI habían sido considerados como gastos de capital.  Pero ahora, con la nube y el servicio de pago por uso, TI puede estirar su presupuesto y cambiar sus gastos de capital de TI por gastos de operación.  En este caso la solución en la nube es viable 

Por otra parte, si tu organización prefiere gastos de capital, entonces una solución on-premise es una mejor opción.

Conclusión: 

Por último, debemos remarcar que no hay una solución perfecta. Mientras algunas organizaciones se benefician de una solución en la nube, otra prefieren una solución on-premise. Otro punto importante para recordar es que una solución no es mejor que otra – ambas tienen sus propias ventajas y desventajas. 

La definición del  método de entrega que sea mejor para tu organización requerirá que TI y el departamento de gestión de calidad analicen los beneficios de una solución específica y convenzan a las partes interesadas de su decisión.