El elemento más crucial en cualquier organización son sus datos. Tradicionalmente, el almacenamiento de los datos era en papel y se archivaban. Como resultado, almacenarlos y recuperarlos implicaban enormes costos y pérdida de tiempo porque los datos existían en copias físicas y estaban organizados conforme a los lineamientos organizacionales. 

La introducción de los sistemas de documentos digitales cambió la forma en que la organización manipula los datos. El sistema de gestión de documentos ayudó a enfrentar varios retos en la organización. Pero, ¿Qué es un sistema de gestión de documentos?

En palabras simples, un sistema de gestión de documentos es una forma automatizada de organizar, asegurar, capturar, catalogar, digitalizar, aprobar y ejecutar tareas en los archivos de la compañía. Aunque el sistema almacena los datos en la nube, el sistema de gestión de documentos es mucho más que eliminación de papel en el centro de trabajo y almacenamiento en la nube. 

El gestor documental es un puesto de trabajo cuyo propósito es implementar procesos controlados y prácticas para la actividad documental y la accesibilidad. El rol incluye responsabilidades que aseguran que los documentos disponibles estén actualizados y sean confiables para los usuarios.

El gestor documental usa el software para automatizar las políticas de gestión de registros, para controlar el acceso a la información y para asegurar la historia completa de toda la actividad documental para efectos de auditoría y revisiones.  

Software de control documental 

El software de control de documentos es vital para mejorar el cumplimiento, reducir el riesgo asociado y mejorar el proceso de gestión. Es esencial para manipular contenido estructurado donde la calidad y el cumplimiento son de gran importancia. También apoya en regulaciones y estándares como FDA, ISO y Sarbanes-Oxley, entre otras. 

El software de control de documentos ofrece los siguientes beneficios:

• Gestiona eficientemente los documentos divididos en categorías, subcategorías, etiquetas y metadatos que identifican tus documentos
• Es un repositorio seguro para todos los documentos importantes en la organización
• Mejora la eficiencia de los empleados, pues organiza la información
• Automatiza el control documental de acuerdo a los estándares FDA 21 CFR Parte 11, ISO y regulaciones similares
• Es ideal para gestionar los documentos de calidad, como reportes de no conformidad, entrenamiento e instrucciones de trabajo, CAPA, SOPs y más.
• Puedes mejorar la eficiencia automatizando y simplificando los procesos de negocio que son repetitivos cuando se trata de archivos o movimiento de documentos
• Identificadores generados automáticamente que ayudan a localizar los documentos
• Es de gran ayuda unir diferentes departamentos en la misma plataforma para mejorar la eficiencia general
• Ofrece distribución controlada, por lo tanto, asegura la información. 
• La auditoría de documentos se facilita con el software de control documental, pues se siguen lineamientos como CSFR parte 11, así como el registro completo.  

¿Qué es una solución integral?

Una solución integral es un acelerador empresarial que proporciona experiencia, conocimientos, servicios y el equipo para optimizar los procesos empresariales. Combina tres áreas estándar de servicios en una sola: equipos de oficina, flujo de trabajo y gestión de documentos y soluciones de TI.

La gestión de documentos es una parte integral de los negocios y el control documental asegura que los documentos son confiables y están actualizados. El control documental es una parte del sistema de gestión de calidad integral. Está estrechamente relacionado con Acciones Correctivas y Preventivas, capacitación, gestión de riesgos y el intercambio de conocimiento. Con los múltiples beneficios que ofrece, el control documental es la piedra angular en la gestión de calidad de la organización. 

Beneficios de una solución perfecta

La solución perfecta, hablando de un software de gestión de documentos, implica muchos beneficios para organización. Entre ellos: 

• Ofrece un riesgo controlado, gobernabilidad y cumplimiento para el sistema de gestión de documentos
• Reduce la carga de trabajo de tu departamento de calidad, interconecta todos los documentos relacionados, disminuye el número de defectos en el piso de producción, reduce las no conformidades y ofrece cambios automatizados que dan como resultado la tranquilidad de las partes internas interesadas 
• Es un software útil que incrementa la eficiencia a través de la automatización de procesos repetitivos de negocios. 
• También ofrece soluciones comprobadas en la gestión de documentos para resolver los retos de negocios y al final ayuda a tener auditores, clientes y proveedores más satisfechos. 

Conclusión

El software de control de documentos mejora la eficiencia operativa y la seguridad de los datos, permite un fácil acceso a los datos almacenados, proporciona una indexación flexible y mejora la distribución. Las organizaciones necesitan comenzar sus procesos de institucionalización con un software de control de documentos. Una solución integrada para la gestión de documentos puede facilitar el proceso de integración entre las diferentes piezas de software necesarias, como la gestión de Acciones Correctivas y Preventivas, la gestión de riesgos, la gestión de cambios, la capacitación y el conocimiento.