La Gestión de Calidad es una actividad que puede llevarse a cabo sin software. El objetivo principal es entregar productos y servicios consistentemente mientras que se optimizan los costos y se reducen los esfuerzos. Al mismo tiempo, administrar tus actividades de calidad día a día es una tarea laboriosa. El error humano puede ocurrir y con él, una disminución en la calidad del producto. Cualquier empresa regulada que desea mantener consistentemente la calidad, debe asegurar que su Sistema de Gestión de Calidad está alineado al o a los estándares operativos. 

Actualmente, la transición del Sistema de Gestión de Calidad en papel y hojas de cálculo a un sistema basado en software no es un tema de “sí o no”, más bien, de “cuándo”. 

Cuando se trata de sistemas de gestión de calidad basados en software, hay dos métodos principales de entrega: en la nube y on-premise. El entendimiento de sus semejanzas y diferencias ayudará a las empresas a tomar decisiones con base en lo que más se adapte a la organización. A continuación se muestra cómo son estos dos métodos de entrega y la comparación entre ambos. 

Qué es software en la nube 

Software en la nube se refiere a una aplicación cuya infraestructura está basada en software que almacena y hospeda todos los datos en un servidor remoto. Los usuarios pueden acceder a sus datos utilizando un navegador de internet o los recursos se ponen a disposición de los usuarios vía Internet desde un servidor del proveedor de software en la nube. 

Los beneficios del software en la nube

Flexibilidad

Un SGC basado en la nube generalmente ofrece flexibilidad en el flujo de trabajo, permitiéndote la libertad de automatizar aquellos procesos que:

• Son significativos en tu organización
• Llevan hacia acciones correctivas
• Proveen control documental

Escalabilidad

Un SGC basado en la nube crecerá con tu organización.

Conforme tus negocios se expanden y agregas más empresas,  y contratas nuevos empleados, necesitarás más espacio de almacenamiento, ancho de banda y memoria en tu SGC. El software basado en la nube sigue el paso del crecimiento de tu organización y te provee con todo el ancho de banda, espacio y memoria que tu organización requiera. 

Costos

Los SGCs basados en la nube, generalmente ofrecen bajos costos iniciales y de operación. El mantenimiento del hardware, actualizaciones, respaldos y el aseguramiento de la disponibilidad del software son responsabilidad del proveedor de la nube. Esto significa que tus recursos de TI están  libres y que te puedes concentrar en la calidad en vez del software. 

Movilidad

Con más y más organizaciones ofreciendo a sus empleados la opción de trabajar desde casa y alentando la política de  traer tus propios dispositivos, el acceso a los problemas críticos de calidad a tiempo puede ser un problema. Con un SGC basado en la nube, la información y los datos están disponibles en cualquier parte, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Esto ayuda a incrementar la calidad en general de los servicios y productos así como la eficiencia de los empleados. 

Visibilidad

Para ser capaz de responder inmediatamente a los problemas cuando se presentan eventos críticos de calidad, se requiere tener acceso a los datos en tiempo real. Una solución basada en la nube provee:

• Visibilidad en tiempo real de los procesos y datos
• Acceso a los usuarios en cualquier parte del mundo
• Acceso a los datos relevantes para que los empleados puedan responder a las crisis en tiempo y evitar riesgos

Acceso a la Innovación

Una solución basada en la nube no es on-premise y se tiene acceso a la interfaz a través de internet. Esto significa que tu organización siempre estará utilizando la versión más actualizada. Las organizaciones enteras – entre sucursales y regiones – tienen acceso a la versión más reciente de forma simultánea.

Considera las horas de inactividad ahorradas, y las horas de interrupción innecesaria que pueden ser ahorradas con un SGC basado en la nube. 

Desventajas del Software basado en la nube

Es importante recordar que el software basado en la nube generalmente se entrega como “Software como servicio” (Software as a service o SaaS). Con SaaS rentas el software en lugar de comprarlo. Esto significa que hay una cuota de suscripción anual o mensual que incrementará junto con el número de usuarios y almacenamiento requerido. 

Los sistemas de seguridad, así como los datos y la información que fluye entre todos los sistemas es un gran motivo de preocupación para todas las organizaciones. Lo mismo sucede con el software basado en la nube. Tu departamento de TI necesita validar la seguridad del sistema antes de que inviertas en él. 

Qué es On-Premise

El software On-premise se refiere al software y la tecnología que está instalada en servidores y se ejecuta en computadoras que están ubicadas dentro de las instalaciones físicas de una organización. 

Ventajas del software on-premise

El control de los datos – Con una solución de software on-premise, las organizaciones tienen el control completo de sus datos. El control de los datos es un arma de doble filo por la responsabilidad que implica proteger la información de los posibles alteraciones o daño a  los datos. 

La principal ventaja del control de los datos es la conformidad. Algunas de las regulaciones internacionales prohíben que la información se almacene o se transfiera entre países. El software de gestión de calidad on-premise muestra claramente dónde se almacena la información. 

Desventajas del software on-premise 

Los costos asociados y el costo total de apropiarse de la administración y mantenimiento de una solución on-premise generalmente son inciertos u ocultos. La configuración de una solución on-premise requiere un servidor, capacidad para integrarse con otras plataformas o soluciones, licencia de software y un gran número de empleados de TI para brindar soporte y gestionar los problemas que pudiesen surgir. 

Comparación entre software en la nube y on-premise

Costos de implementación 

Con el software en la nube, tendrás una licencia de software todo incluído. Los costos iniciales del software en la nube son menores cuando se comparan con una solución on-premise; las actualizaciones y nuevas funcionalidades se agregan automáticamente a la solución sin costo adicional.  Sin embargo, los costos de una solución en la nube se incrementan con el uso, acuerdos de niveles de servicio por disponibilidad  y garantías. 

Las soluciones on-premise tienden a requerir mayor inversión inicial. Pero la ventaja de una solución de este tipo es que pagas por las licencias de tus usuarios sólo una vez. Tu organización controla los gastos de almacenamiento y de transferencia de datos. 

Los costos a considerar incluyen el costo del hardware, el soporte y la seguridad. No hay costos asociados por disponibilidad en una solución on-premise. Sin embargo, puedes esperar costos continuos por soporte y mantenimiento, consumo de energía, espacio y hardware del servidor. 

Seguridad y tiempo de actividad 

Con una solución en la nube, tus datos se distribuyen entre los centros de datos que están hospedados por el proveedor. Los centros de datos ofrecen cierto nivel de seguridad, pero tu departamento de TI necesitará validar si la seguridad cumple con los requerimientos. Políticas definidas y Acuerdos de nivel de servicio son parte del paquete de cualquier solución en la nube que elijas.  El proveedor tiene personal vigilando el sistema – Personal de mantenimiento y de guardia 7 x 24. 

Dado que el software incluye una licencia por sí mismo, y la instancia completa del software reside en las instalaciones de la organización, hay mayor y mejor protección con una solución on-premise. No obstante, necesitas depender de la conectividad a Internet o de otros factores externos para tener acceso al software. Tienes control completo sobre éste. 

Personalización

El software basado en la nube es estático cuando se trata de  nuevas características y personalizaciones.  Algunos proveedores ofrecen implementaciones de apariencia pero implican un costo mayor. Las soluciones maduras de SaaS en la nube ahora ofrecen interfaces de programación de aplicaciones (APIs) que pueden permitir a cualquier desarrollador extender la funcionalidad y conectar software de diferentes proveedores.

Las soluciones on-premise ofrecen desarrollo personalizado y las adaptaciones son más fáciles que en las soluciones en la nube. Sin embargo, los costos de despliegue y configuración puede costar un poco más. Considerando que la mayoría de las soluciones on-premise son de código cerrado, el número de empresas que pueden proveer este servicio es limitado.

Implementación 

Una de las principales ventajas del Software en la nube es que las organizaciones no necesitan invertir en hardware costoso. Todos los recursos están hospedados por el proveedor de servicios y las organizaciones pueden acceder a estos recursos en cualquier momento tanto como ellos quieran. 

Una solución on-premise es mucho más costosa y requiere más planeación antes de que la solución se puede implementar. Todo esto toma tiempo. Así como el tiempo y el dinero que se requiere para invertir en el hardware, planear una ubicación en el centro de datos y tener un plan de implementación del proyecto antes de iniciar con el proceso de implementación. Junto con ciclos de instalación más largos de una solución on-premise hacen de la tarea un asunto extremadamente largo y sinuoso 

Riesgo del proyecto 

Con un Sistema de Gestión de Calidad basado en la nube,  las pruebas de concepto son fáciles. La mayoría de las soluciones Cloud ofrecen demostraciones y pruebas simples que permiten que elegir una solución sea un proceso más sencillo.

Si en algún momento quieres cambiar a tu proveedor,  es fácil transferir todos tus datos al software del nuevo proveedor. En general, los riesgos asociados con un sistema en la nube son menores 

Una solución on-premise requiere más tiempo para ser implementada. Las inversiones asociadas con este software son mucho mayores y continuas. Visto como un todo, los riesgos asociados a una solución on-premise son mayores. 

Nota final 

Cada uno de estos métodos de entrega de software tiene sus ventajas y desventajas,  y una solución no es mejor que otra.  Los requerimientos de tu organización son únicos y el Sistema de Gestión de Calidad que elijas debe depender de los requerimientos de tu empresa. El Sistema de Gestión de Calidad que cubra las necesidades de tu organización es el correcto para tí sin importar si es un software basado en la nube o una solución on-premise.