El calentamiento global es el primer pensamiento que viene a nuestra mente cuando se ve un entorno de oficina que aún no se ha adaptado a la tecnología y todavía está trabajando con papel.  Mientras el medio ambiente está siendo fuertemente afectado por el uso de papel en el trabajo, la mejor solución es un sistema de gestión documental. Una oficina que ha adoptado este sistema en su organización, no solo mejora la productividad reduciendo su carga de trabajo, sino que influye positivamente en el medio ambiente. 

En palabras simples.  Un sistema de gestión documental es un arreglo que permite el rastreo, administración y almacenamiento de los documentos, así como la reducción de papel. Se utiliza para resguardar la información de los procesos de negocios estableciendo un flujo de trabajo automático; puede ser auditado, provee seguridad y además mejora la calidad en el negocio.  Solo tener un sistema de gestión documental no asegura el funcionamiento óptimo.  La implementación del sistema es crucial en cualquier organización y los siguientes tips ayudan a que se utilice de la mejor forma. 

Tip # 1: Obtén apoyo de la gerencia

El primer y más importante paso para implementar un sistema de gestión documental es obtener apoyo total de la gerencia. Echar andar un sistema de gestión documental necesita tiempo y dinero.   No es un sistema universal que se adapte a todos así nada más. Es vital entender cómo funciona un negocio, cuáles son sus procesos y qué tipo de sistema se requiere para mejorar la eficiencia.  Después de establecer lo que se necesita, debes tener un presupuesto asignado, así como las aprobaciones necesarias para ejecutar el proyecto. Implementar un sistema de gestión documental es un trabajo de tiempo completo, y con apoyo de la gerencia, el proceso se vuelve más fácil. 

Tip # 2: Ejecuta una auditoría documental

Es indispensable entender e identificar los documentos que se tienen actualmente. Identifica aquellos documentos que ya no se utilizan para que puedas implementar un sistema de gestión documental eficiente. 

Después de identificar los documentos que son necesarios, puedes utilizar el enfoque por fases que está basado en el tipo de usuario, la necesidad y la autoridad.  Debes asegurarte de que los usuarios que más necesidades tengan, sean la más alta prioridad, en caso de que el proceso de negocio sea ineficiente.

Un sistema de gestión documental es útil al conectar diferentes departamentos a través de la misma plataforma para mejorar la eficiencia total.  Cuando es eficiente, crea un medio ambiente seguro para los usuarios junto con las autorizaciones apropiadas para acceder y ver documentos importantes.

Tip # 3: Clasifica tus documentos

Después de ejecutar una auditoría de documentos, agrúpalos y determina las características que son relevantes para la organización.  

Determinar qué características del sistema de gestión documental son indispensables para mantener la eficiencia de la organización es muy importante. Para ello, debes entender primero el sistema que se utiliza actualmente para almacenar y determinar cómo las áreas manejan sus documentos. 

Utiliza la categorización de contenidos para agrupar tipos de documentos. Esta clasificación ayuda a entender las expectativas del usuario y la forma en que utiliza el sistema manual actual. También ayuda a construir la estructura del Sistema de gestión documental y a decidir lo que es importante. 

Una vez que los documentos están clasificados, debes crear un identificador intuitivo o código de estructura, etiquetar y categorizar los documentos según corresponda. 

Tip # 4: Lograr la aceptación organizacional

El tip más importante que puede cambiar la forma en que una organización funciona utilizando un sistema de gestión documental es comunicar su valor a la organización. 

El sistema de gestión documental ofrece varios beneficios a la empresa, entre otros los siguientes:

• Disminución de errores que de otra manera implicarían tiempo y recursos
• Mejoras en la comunicación al notificar y mantener actualizados a todos los empleados 
• Reducción de costos asociados con errores humanos 
• Eliminación de procesos repetitivos y manuales 
• Promoción de la transparencia dentro de la organización 
• Reportes en tiempo real que ayudan a la organización a aprender de sus ineficiencias 

Con los beneficios que un sistema de gestión documental ofrece, es seguro que los empleados apoyen la decisión de implementarlo y la aceptación organizacional se logre con facilidad. 

Tip # 5: Seguimiento 

Para implementar exitosamente un sistema de gestión documental, es vital explicar el valor de tu iniciativa a todos los implicados. Comunicándose con todos los empleados de la organización puedes entender los diferentes problemas asociados con la estructura y tomar las acciones necesarias.  También es muy importante hacer que los empleados sigan los lineamientos establecidos para la implementación exitosa de un sistema de gestión documental 

Resumen 

Cada empresa es diferente de otra; implementar un sistema de gestión documental exitoso depende de las actividades de cada organización.  El éxito está en hacer un trabajo inicial y asegurarse de que todos entiendan por qué se está haciendo. Por lo tanto, es muy importante comunicar los lineamientos, así como el propósito de implementar un Sistema de Gestión de Documentos. Los cinco tips anteriores ayudan a la empresa a ahorrar tiempo y dinero, mejorar la productividad y a fin de cuentas, a aumentar la eficiencia organizacional.