¿Qué es la gestión de calidad?

Un sistema que documenta los procesos y procedimientos para ayudar a coordinar y dirigir las actividades en una empresa para cumplir con todos los pasos necesarios para la gestión de calidad, la satisfacción del cliente y la conformidad con los lineamientos se conoce como un Sistema de Gestión de Calidad.

¿Por qué es importante la gestión de calidad?

El cambio de las operaciones comerciales y de las necesidades de los clientes  han impulsado la incorporación de la gestión digital de la calidad en numerosas empresas. El mantenimiento del papeleo es engorroso, propenso a errores y pone demasiado en riesgo.

¿Por qué digitalizar tu sistema de calidad es relevante? 

La forma en que los clientes interactúan con el negocio ha cambiado también. Necesitan rápidas actualizaciones directamente en sus cuentas y desean estar en contacto con el equipo de soporte en cuestión de minutos. Una empresa ya no puede permitirse los retrasos y errores en la atención a un cliente debido a fallas en el manejo de papeles. 

La digitalización ayuda a las organizaciones a reducir su tiempo de respuesta en las actividades comerciales, reduce el desperdicio de recursos naturales como el papel, disminuye los costos y permite que el lugar de trabajo se desarrolle en un medio ambiente divertido y optimizado.

Los beneficios de dejar de usar papel 

Beneficios económicos

 Los sistemas digitales para la gestión de calidad pueden ser utilizados en los dispositivos autorizados de la empresa, como laptops y computadoras de escritorio. De esta manera, reduces el número de insumos de oficina que debían ser usados para mantener un sistema completamente basado en papel.  Compras menos insumos de papelería, el consumo de electricidad para imprimir es menor, al igual que la compra de tinta. 

Cuando los datos se digitalizan, también se elimina la necesidad de espacio y almacenamiento. No se requiere más espacio dedicado para almacenar documentos ni archivos para almacenar los datos que están en papel. El espacio de la oficina puede ser usado productivamente para otros propósitos o mudarse a una oficina más pequeña.

 Seguridad y control

Administrar una buena cantidad de documentos para gestionar la calidad es difícil. Controlar los datos de esta forma se vuelve extremadamente incómodo y confuso. En una plataforma digital, se adquiere un amplio control. Consultar y almacenar los datos en forma organizada se vuelve muy fácil. 

Anteriormente, los datos estaban expuestos al riesgo de ser robados, destruidos por desastres naturales o accesos por empleados no autorizados. Sin embargo, dado que el sistema de gestión de calidad está protegido con un password que debe introducirse cada vez que se ingresa al sistema, sólo el personal autorizado puede tener acceso a los datos. 

Ecología

Cuando reduces la compra de tinta y papel, también reduces la necesidad de desecharlo adecuadamente. Varias empresas no cuentan con formas ecológicas para desechar el papel usado. Las que lo hacen aún utilizan grandes cantidades de papel, práctica que no es amigable al medio ambiente y el ecosistema. 

Cambiar a un sistema digital te permite poner tu granito de arena al salvar árboles y reducir el deterioro del medio ambiente. 

Los retos

Cambiar de un sistema basado en papel a un sistema digital de calidad no es una proceso de un sólo paso. Hay mucho por hacer antes de que pueda estar completamente terminado. 

La gestión digital de la calidad es un proceso de transformación digital

De acuerdo a un reporte del Boston Consulting Group, la gestión digital de la calidad trae cambios no solo en áreas tecnológicas, sino también en la cultura, operaciones, organización, ecología y más. Todos los procesos, canales y protocolos cambiarán y necesitarán integrarse bien con el sistema digital de gestión de calidad. Las formas tradicionales de hacer llegar la información a los empleados y clientes cambiarán. 

Cambiar tu equipo de físico a digital requiere comunicación y compromiso

Los empleados necesitan entrenamiento constante para asegurar que pueden manejar cada funcionalidad del sistema. No puedes elegir algo muy técnico o tus empleados encontrarán muy difícil entenderlo. Toda su rutina cambiará, y necesitarán incorporar el sistema en su trabajo. El cambio es cultural y solo a través de comunicación y compromiso puede obtenerse el resultado deseado. 

Conclusión

 El cambio inicial requerirá que inviertas en el proceso. Todos los datos en papel necesitarán ser copiados manualmente en el sistema. También tendrás que asegurar la ejecución de un control manual de calidad  y que todos los datos que se introducen son precisos. Claramente, la gestión digital de la calidad es la digitalización de un SGC predeterminado.

El SGC digital también estará acorde con la implementación actual. No necesitarás preocuparte de iniciar todo desde cero. Una vez que estás en el punto donde estás en una organización guiada por la calidad, podrás trabajar eficientemente justificando la digitalización de tu Sistema de Calidad con un software de Control Documental y de Gestión de Actividades correctivas y Actividades Preventivas. 

Un Sistema digital de Gestión de Calidad y su implementación no es la panacea. Si la misión de tu organización se alinea con la idea de la calidad, la implementación fluirá más fácilmente.